¿Qué son las órdenes de servicio?

ERP365 noviembre 17, 2022 0 Comentarios

¿Aún no conoces con exactitud qué son las órdenes de servicio y cómo contribuyen en el funcionamiento de cualquier empresa? En la actualidad, para cualquier tipo de empresa es indispensable contar con una excelente organización y registro de diversos procesos internos de la misma.

Por suerte, nos encontramos en una era digital donde las empresas de diversos tamaños también pueden tener presencia y aprovechar sus beneficios. Esto debido a la existencia de herramientas modernas que permiten realizar tareas de gestión y administración de forma mucho más eficiente y sencilla.

Para cualquier gerente y trabajador, tener toda la información que se requiere en un momento determinado a la mano es totalmente necesario. Y esta es una de las principales razones para que la orden de servicio sea tan importante y utilizada en la actualidad.

En el siguiente artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre la orden de servicio, cuáles son sus beneficios en una compañía, que datos contienen y otros detalles de relevancia. No te pierdas ningún detalle y conviértete en un conocedor del tema. Sigue leyendo.

Para comenzar ¿Qué son las órdenes de servicio?

La definición de órdenes de servicio es sumamente sencilla de comprender y aplicar en un negocio real. Para comenzar, es preciso mencionar que estamos hablando de un documento que permite formalizar un servicio determinado que se presta a un cliente en específico.

En dicho documento aparecen datos importantes que faciliten al operador o trabajador a cargo realizar el servicio de forma 100% precisa. Básicamente se trata de  una especie de comunicación interna que resulta indispensable para que una tarea sea llevada a cabo.

Algunos de los datos más comunes que quedan registrados en una orden de servicio  son, el contacto del cliente, fecha y hora de la adquisición del servicio, recordatorios, método de pago y otros similares. De igual forma, este registro podría ser visto cómo una autorización para dar inicio al servicio que se acaba de contratar o adquirir.

También, puede llegar a ser sumamente funcional cuando se trata de calcular materiales que se necesitan para realizar el servicio y la mano de obra que es requerida. De esta forma, la empresa es capaz de utilizar únicamente lo que es necesario y se disminuirá el margen de error al mismo tiempo que se optimiza la gestión financiera.

¿Cómo crear las órdenes de servicio?

Cómo mencionamos al inicio, las órdenes de servicio son sumamente sencillas de realizar. Esta es una de las tareas que se optimizó al ser transferida a una infraestructura digital, aunque es igualmente funcional si se realiza manualmente.

Cuando se lleva a cabo la creación de este documento es preciso tener en cuenta algunos detalles de importancia. Lo primero es que es recomendable utilizar numeraciones para diferenciar las diversas tareas a realizar en un mismo servicio.

También, es muy importante destacar que este documento debe contar con toda la información relevante para ser totalmente precisos. La indicación del producto, monto a cobrar, descripción del servicio o servicios, material a medida, es recomendable que todos estos datos aparezcan allí.

Muchos gerentes de empresas pierden tiempo valioso al preferir no optar por este valioso mecanismo, sin embargo es preciso decir que es un error. La orden de servicio ofrece un nivel de organización interna superior sin mencionar que es sumamente funcional en diversas áreas de la compañía.

Manual Vs Digital

En la actualidad existe un gran dilema relacionado a la creación de las órdenes de servicio de una empresa o negocio determinado. Para comenzar, existen quienes aún defienden la fiabilidad de un documento realizado manualmente. Para esto, sólo es necesario contar con la plantilla física y que el formulario esté previamente establecido.

A primera vista, esto es bastante eficiente y sencillo de realizar, sin embargo, puede ser un poco costoso en términos de tiempo e integración. El documento manual requiere de una media de tiempo superior para su creación sin mencionar que cuenta con una limitante evidente.

Hoy en día las infraestructuras empresariales evolucionaron a una versión digitalizada donde diversos departamentos de una compañía se encuentran integrados. Con órdenes de servicio digitalizadas, toda esta información puede ser almacenada  y compartida entre diversas áreas de la empresa.

Lo mejor de esto es que, cuando se necesite información de determinado cliente o servicio, todos los datos estarán a salvo y con una accesibilidad inmediata. Todo esto sin mencionar que existen software y herramientas que facilitan la tarea al máximo por lo que cualquier persona puede realizarla sin problema alguno.

Diversos formatos para una versión digital

Hoy en día, la estandarización del formato de las órdenes de servicio es sumamente sencillo con el fin de agilizar la tarea. Uno de los puntos más positivos de una versión digital es la posibilidad de contar con diversas herramientas que a su vez brindan múltiples formatos funcionales y similares.

Por ejemplo, es posible crear una orden de servicio desde un documento en Word, de igual forma con Excel e incluso, es posible crearla desde el formato PDF. Por otra parte, es posible contar con programas de software que ya cuentan con esta función integrada para realizar la orden desde la misma aplicación o plataforma.

La era tecnológica ha permitido expandir las posibilidades y eliminar los límites que anteriormente existían en materia empresarial. La infraestructura digital es sin duda alguna una de las características actuales que más beneficios han dejado al funcionamiento de las compañías de cualquier tamaño.

Por esto, es sumamente recomendable mantenerse actualizado para lograr aprovechar cada una de las nuevas herramientas digitales. Estas pueden llegar a marcar una notable diferencia en el funcionamiento colectivo de una organización, compañía, empresa o negocio, sin importar su tamaño o su objetivo.

¿Es importante contar con órdenes de servicio?

Cómo ya se ha mencionado, las órdenes de servicio brindan diversos beneficios o ventajas que para una empresa o negocio son indispensables. Para que tengas una mejor idea de todo el asunto, te enseñaremos algunas de las ventajas más destacables que brinda este documento

•         Brinda un mayor nivel de organización.
•         Reduce el margen de error al completar servicios o entregar productos.
•         Permite contar con información relevante al alcance de la mano.
•         Si se cuenta con una versión digitalizada es posible compartir información relevante entre departamentos de la misma empresa.
•         Sumamente eficiente para calcular la cantidad de materiales a utilizar en un servicio así como de la mano de obra que se requiere.

Cómo puedes ver, las órdenes de servicio pueden llegar a ser sumamente beneficiosas cuando de gestión y organización se habla. El mundo empresarial de la actualidad es extremadamente competitivo y es necesario aprovechar cada una de las herramientas disponibles para aumentar los niveles de diversas áreas.

Con este simple documento, se puede optimizar múltiples funcionamientos internos llevando a una empresa a contar con mayor seguridad, confianza y eficiencia.