Gestión de Órdenes de Compra: Estrategias y mejores prácticas

Las órdenes de compra son el complemento perfecto para el éxito de tu negocio. Este documento organiza y controla tus gastos, gestiona tu inventario y minimiza la aparición de errores. Además, fortalece las relaciones comerciales con otras compañías porque establece las condiciones en la solicitud de un servicio.

 

La mayoría de las rupturas comerciales viene precedidas por malos entendidos en el proceso de compraventa. Cuando envías a tu proveedor un orden de compra, este podrá revisar qué mercancía tiene disponible en stock. De esta forma, el vendedor no se comprometerá con unos requerimientos al que no puede asumir.

 

En esta publicación profundizaremos sobre las órdenes de compra y su importancia para las empresas. Sin importar tu modelo de negocio, conocerás los tipos de órdenes de compra y qué errores debes evitar al gestionar una orden.

 

 

¿Qué son las órdenes de compra y su importancia en las empresas?

 

Las órdenes de compra es un documento que emite el comprador para solicitar productos o servicios a un proveedor. En él se especifican los detalles esenciales de la negociación como:

 

• Cantidad de artículos
• Precio
• Métodos de pago
• Plazo de entrega
• Condiciones de la entrega

Ahora bien, en líneas generales, ¿para qué sirve un orden de compra?  Una orden de compra sirve como un compromiso entre el comprador y el proveedor. Si ambas partes aceptan las condiciones establecidas en la orden, están en la obligación de cumplirlas a cabalidad.

 

Las órdenes de compra son importantes porque te permitirá tener un estricto control de tus gastos. En cada compra, se genera un registro. Este factor es clave para entender cómo inviertes tu dinero y te facilitará el proceso de auditoría interna de tu empresa. Además, optimiza la administración de tu empresa en los siguientes aspectos:

 

•         Evitar compras innecesarias
•         Facilitar la gestión de inventario
•         Reducir los riesgos de fraudes y pagos de facturas falsas
•         Verificar la mercancía recibida con la solicitada en la orden

Como las órdenes de compra son un documento legal, no deben ser tomados a la ligera. Es tu seguro para evitar cualquier inconveniente legal, en caso de que el proveedor no cumpla con lo acordado.

 

 

¿Cuáles son los tipos de orden de compra?

 

Existen diferentes tipos de orden de compra. Utilizar una u otra dependerá de las condiciones de la negociación. Las órdenes de compra más comunes son:

 

– Orden de compra estándar

 

Es la más habitual y se utiliza cuando eres cliente frecuente de un negocio. Este tipo de orden especifica cantidad, precio, fecha y condiciones de pago de un pedido.

 

– Orden de compra abierta

 

Se generan pedidos para un determinado periodo de tiempo. No se detalla las cantidades de producto requeridas por una empresa. De acuerdo a sus necesidades, el comprador solicitará los productos o servicios que necesite. Eso sí, siempre y cuando esté dentro del plazo establecido.

 

– Orden de compra planificada

 

¿Necesitas cumplir con un despacho a gran escala? Las órdenes de compra planificada le avisan al proveedor que pronto requerirás de su servicio. No obstante, no se determina una fecha entrega en específico.

 

 – Orden de entrega parcial

 

En esta orden de compra se determina las cantidades y la frecuencia en que será entregado cada pedido. El proveedor se encargará de coordinar la logística, con el fin de entregar tu pedido en los plazos establecidos.

 

– Orden de compra en blanco

 

Esta es una orden de compra que se limita al monto de tu presupuesto. No estás en la obligación de especificar los productos o servicios que necesitas. Eso lo definirás con el tiempo. Sin embargo, si deberás definir cantidad de recursos que estás dispuesto a destinar para esa compra.

Las órdenes de compra le trasmiten tu necesidad al proveedor. Este estará preparado para despachar la mercancía a tiempo. Consideramos determinante qué sepas cómo hacer una orden de compra efectiva. De esta forma evitarás en entrar en disputas con el proveedor.

 

 

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Cómo crear una orden de compra efectiva

 

Las empresas hacen órdenes de compra por un motivo particular: satisfacer su demanda, según su presupuesto y estándares de calidad. Por eso es indispensable que conozcas los parámetros para crear una orden de compra efectiva:

 

1. Generar una solicitud

 

Cada departamento determina que es lo que necesita mediante de una solicitud. Dicha solicitud debe detallar los productos que requiere y cuál será su uso. Luego, el departamento de compra está encargado de gestionar los permisos necesarios para ejecutar esta acción. Posteriormente, se aprueba la solicitud de compra.

 

2. Ubicar un proveedor

 

De acuerdo a las especificaciones señaladas en la solicitud de compra, se ubicará a los mejores proveedores. Seguidamente, el departamento de compra deberá conseguir que aprueben la autorización y los recursos financieros para ejecutar la compra. Se enviará la orden de compra al proveedor seccionado.

 

3. Confirmar la orden de compra

 

El proveedor debe garantizar si cuenta con la disposición de cumplir con los requerimientos señalados en la orden de compra. Este notificará si tiene la disponibilidad de despachar el producto a tiempo. Se confirmará los datos del promovedor y se generará la orden de compra.

 

4. Recibir la mercancía

 

En el momento que el proveedor garantice la entrega de la mercancía, solo quedará esperar el despacho de la mercancía. En el momento que el pedido llegue al almacén, deberás verificar si coinciden los productos pedidos en la orden con lo que despachó el proveedor.

Tu empresa está a solo 4 pasos de crear las órdenes de compra perfectas. De igual forma, es importante que todas las condiciones estén señaladas en la orden. Los avances tecnológicos han optimizado este proceso. Atrás quedaron las órdenes de compra manuales para dar paso a las órdenes de compra digitales.

 

 

Beneficios de automatizar el proceso de órdenes de compra

 

La transformación digital ha contribuido a optimizar el flujo de trabajo. Las empresas entendieron la oportunidad que ofrece la tecnología para la automatización de procesos. Automatizar el proceso de órdenes de compra, le traerá a tu empresa diversos beneficios como:

 

•         Reducción de costos
•         Controla tus gastos
•         Rastrea los estados de las órdenes de compra
•         Minimiza la ocurrencia de errores
•         Mejora la efectividad para tomar decisiones en caso de algún imprevisto
•         Elimina el error humano en el procesamiento manual de órdenes

Las órdenes de compra automatizadas mejoran ras relaciones comerciales entre comprador y vendedor. Al limitar la ocurrencia de errores, contarás con una colaboración más fluida y que sea perdurable en el tiempo.

 

 

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Errores comunes al emitir órdenes de compra y cómo evitarlos

 

A pesar de conocer todos los datos que debería tener las órdenes de compra, las empresas siguen cometiendo ciertos errores. Con el fin de optimizar tu gestión, evita no cometer estos errores:

 

•     Saltar el proceso de aprobación
•     Falta de detalles en las órdenes de compra
•     No verificar los datos del proveedor
•     No proporcionar suficientes detalles para un despacho exitoso

Si la automatización es la clave, contar con un sistema ERP será a solución a tus problemas. En los negocios, las malas decisiones cuestan dinero. Un malentendido puede fracturar las relaciones comerciales con un aliado. Por eso creemos prudente estar pendiente de no comete estos errores.

En ERP 365 somos conscientes de las necesidades de cada negocio. ¿Por qué seguir una metodología anticuada cuando puedes automatizar las órdenes de compra de tu empresa? Contáctanos y conoce las mejores alternativas para optimizar las ganancias y minimizar las pérdidas de tu empresa.

 

 

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