Cómo la estandarización de procesos beneficia a tu empresa

La idea de la estandarización de procesos data de hace bastante tiempo, y hoy en día constituye un concepto de gran valor en las organizaciones de vanguardia. Ser cada día mejor y ofrecer calidad a los clientes ya es parte de la nueva cultura empresarial.

 

Exploremos a fondo esta idea que hace que cada día más empresas la estén adoptando. Cómo se logra, cuáles son las estrategias para implementar una estandarización de procesos y sus límites. Y lo más importante: cómo influye positivamente en los equipos de trabajo.

 

 

Estandarización de procesos – Cómo funciona

 

La estandarización de procesos es la adopción de un patrón de trabajo común, en el que se organizan las tareas en pasos que todos conocen. Se trata de adaptar las etapas de producción a un mismo modelo. Funciona así:

 

• Cada proceso tiene una “entrada”.
• Los procesos tienen etapas en las que la materia prima se va transformando.
• Se produce una “salida”, que es la entrega del producto.

En todo proceso interviene un grupo de individuos; por lo tanto, la idea es establecer un mismo método, equilibrado, y que todo el equipo lo aplique. La estandarización de procesos se traduce al final en menos costos y más eficiencia.

 

Estandarizar procesos pone a los equipos en posición de responder a estas preguntas:

 

• ¿Cuál es el objetivo a lograr?
• ¿Cuál es la “entrada” y cuál la “salida”?
• ¿Quiénes están a cargo en cada etapa?
• ¿Existe un proceso previo?
• ¿Cuál es la secuencia a seguir?
• ¿Cuál es el resultado esperado?
• ¿Cuál es el plazo de entrega?

Esto brinda un panorama completo a todo el equipo, entendiendo mejor su rol.

 

 

8 Beneficios de una estandarización de procesos

 

La estandarización de procesos implica una serie de ventajas, y la eficiencia destaca en primer lugar. ¿Por qué? Porque se establece una pauta definida para que el equipo desempeñe sus tareas de la misma manera.

 

Fue en 1911 cuando un ingeniero de apellido Taylor se dedicó a observar la labor de cada obrero en una fábrica. Su idea era lograr que todos hicieran el trabajo de una misma manera, eliminando pasos innecesarios y así producir más.

 

Sus principios los tomó y los mejoró Henry Ford en su cadena de montaje de vehículos. La estandarización de procesos en una empresa permite más productividad a bajo costo, haciendo fluir el seguimiento de los resultados.

 

1. Procesos únicos

Cuestión especialmente importante en las empresas con sucursales, porque todas siguen la misma metodología de trabajo. Es el caso de McDonald’s, donde la secuencia para preparar hamburguesas es la misma, ya sea en su sede de Chicago o en la sucursal de Beijing. El resultado es una entrega a tiempo con máxima calidad.

 

2. Menos costos

Cuando los equipos de trabajo siguen una metodología en común, inevitablemente los costos se reducen, porque se reduce el tiempo de ejecución. La estandarización en una empresa suprime las prácticas deficientes, minimizando las pérdidas.

 

3. Productividad en alza

La estandarización de los procesos le otorga una estructura al trabajo, de manera que se emplea solo el recurso necesario. Al final, se consiguen altos índices de eficiencia y productividad.

 

4. Los equipos se vuelven más creativos

La estandarización de procesos no significa necesariamente ‘rigidez’. Siempre habrá margen para mejorar los métodos. Por eso, es fundamental escuchar al personal directamente relacionado con este. Se trata de imponer unos parámetros en los que los equipos tendrán oportunidad de sugerir nuevas formas de hacer las cosas.

 

 

5. Más calidad

Al seguir las normas establecidas se reducen los márgenes de error y se maximiza la calidad en las entregas.

 

6. Al día con la ley

La estandarización de procesos hace posible cumplir con las normas ISO de aseguramiento de la calidad. Igual sucede con las legislaciones del país, evitando posibles notas de auditoría.

 

7. Plazos de entrega justos

Los tiempos se optimizan en la estandarización de procesos, por lo tanto, se requiere menos tiempo de producción, logrando clientes más satisfechos.

 

8. Mejor conocimiento

Los responsables se involucran de manera positiva, comprendiendo mejor los procedimientos. Así, tienen una mejor noción de la labor a desempeñar y cuál es el resultado esperado.

 

 

Por qué es fundamental estandarizar procesos

 

La estandarización de procesos se basa en dos motivos fundamentales para las organizaciones: ahorrar tiempo y ganar más dinero. Menos trabajo se traduce en un ahorro de recursos; por lo tanto, al aumentar la calidad se incrementan las ventas.

Todo es el resultado inmediato de establecer normas precisas al ejecutar procesos. Cuando los equipos entienden esto, los estándares de eficiencia inevitablemente suben.

 

Lo que se busca al imponer estándares es prever inconvenientes y sus posibles soluciones, así como aclarar las normas de actuación. Por otra parte, la estandarización de procesos permite prever la adquisición de nuevos equipos para buscar más eficiencia, así como observar y potenciar las habilidades de cada colaborador.

 

 

5 Estrategias para implementarla

 

A continuación evaluaremos los pasos a seguir una vez que se decide estandarizar los procesos en una organización.

 

1. Qué se va a estandarizar

 

Cada área de la empresa en particular es única, por lo tanto, no se puede aplicar la estandarización de procesos con una sola fórmula. Si una organización tiene falencias en el servicio al cliente, tal vez sea fuerte en las líneas de producción.

 

Lo importante es evaluar la verdadera necesidad de estandarizar, y si por el contrario, no traerá nuevos problemas en vez de beneficios. Si algo está funcionando bien, mejor se deja así, siempre bajo supervisión para eliminar alguna mala práctica.

 

2. Qué capacidades hay

 

El diagnóstico inicial en la estandarización de procesos es primordial. ¿De qué tamaño es el equipo de trabajadores? ¿Hay suficiente capacidad de supervisión? ¿Se cuenta con los recursos idóneos? Si, por ejemplo, quieres digitalizar algunas líneas, ¿están en capacidad los trabajadores de asimilar estas tecnologías?

 

3. Pon las reglas

 

Durante la estandarización de procesos se deben estudiar al detalle todos los procedimientos, y proceder a eliminar los pasos innecesarios. En este punto, luego de definido el nuevo proceso, se somete a prueba. Si es consistente y confiable, se implementa.

 

4. Elabora un manual

 

Paralelamente a la implantación, se crea un manual con las nuevas pautas para los trabajadores. Debe ser técnico, pero también conciso y práctico. Será la guía principal del trabajo a ejecutar.

 

5. Supervisión

 

La mejora continua nunca debe detenerse, es lo que garantiza la supervivencia de la empresa frente a la férrea competencia. Por otro lado, implica también darle oportunidad a tu equipo para innovar y no caer en la monotonía. Esto último es una limitación propia del concepto de estandarización.

 

 

Estandarización: sinónimo de calidad

 

Hemos apreciado cómo la estandarización de procesos garantiza a las empresas una mayor eficiencia y mejores ganancias. Y un punto que no se debe pasar por alto: la fidelización de los clientes. Al respecto también te puede interesar leer cómo lograr esa fidelización. En ERP 365 conocemos las mejores prácticas para retener buenos clientes. ¡Contáctanos!

 

 

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