Conoce 5 consejos para mejorar el proceso de compras en tu empresa

ERP365 noviembre 2, 2021 0 Comentarios

Sabemos lo importante que es para ti tener tu empresa bajo control y poder sacar el máximo del presupuesto invertido en ella. Es por eso que hemos reunido un conjunto de recomendaciones para ayudarte con 5 consejos para mejorar el proceso de compras en tu empresa.

Esperamos que te sean de mucha utilidad y los puedas compartir con todos tus amigos empresarios para mejorar toda la gestión de compra.

5 consejos para mejorar el proceso de compras en tu empresa

La gestión adecuada del proceso de compras de una empresa puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso; porque hacerlo de manera eficaz puede ahorrar tiempo y dinero, y permite comprar insumos con precisión para ayudar a satisfacer la demanda del consumidor.

Sin más preámbulos para obtener una gestión de compras adecuada, te vamos a presentar los siguientes tips:

1. Ejecución de la estrategia de abastecimiento

Cuando hablamos de abastecimiento estratégico, nos referimos a la sucesión que lleva a cabo una empresa para determinar un análisis interno, mejor conocido como su estado de gastos; y el análisis externo que vendría siendo el mercado de sus suministradores.

Lo mencionado anteriormente tiene el fin de diseñar estrategias de compra y negociación; permitiendo aprovechar al máximo el presupuesto y demás competencias de mercado. El punto clave detrás de éste proceso de compras consiste en saber cuáles son sus ventajas o desventajas al momento de realizar cualquier negociación.

Además, es importante crear una compra básica para cumplir con los plazos de pago, registrar con precisión todas las transacciones; y satisfacer todas las necesidades de la empresa en cuanto a materiales, suministros de oficina y contratos de servicio.

Tener una gestión de compras sin problema alguno será mucho más fácil si implementas un abastecimiento estratégico. Ten por seguro que si lo aplicas obtendrás una gran optimización empresarial, reducción de costos y vas a ganar mayor flexibilidad.

2. Planifica y presupuesta

Analiza el ciclo de compras de la empresa para identificar áreas de oportunidad clave y métricas para tomar mejores decisiones. Una vez que identifiques los procesos mejóralos, ya que cualquier cambio que realices para reducir la carga de trabajo ayudará a mejorar la gestión de compras.

Al momento de un proceso de compras, la planeación puede cambiarlo todo para obtener resultados positivos. Porque para poder hacer el pedido de cualquier producto debes primero evaluar el presupuesto, tiempo de entrega o fiabilidad de la empresa.

Por lo tanto, es muy necesario tener la planeación y orden en donde incluyas la cantidad de productos o cuáles productos requiere tu empresa. Para evitar compras innecesarias y evitar pérdidas de dinero, elevando todos los costos del inventario.

¿Por qué es importante planificar y presupuestar?

Una buena planificación y control del presupuesto permite a las empresas medir perfectamente sus metas. Y si las empresas mantienen actualizado este requisito, van a poder ver sus resultados y compararlos con los anteriores.

Un presupuesto bien diseñado va a evitar que se tome alguna desviación de un proceso de compras; también va a permitir que se tomen las acciones correctivas en el momento adecuado. Lo más importante es que no sólo es una medición, también ayuda a comparar los resultados anteriores y mejorarlos a futuro.

3. Registro contable

Un registro contable son todos los documentos físicos que existen dentro de una empresa; es por eso que para tener una gestión de compras confiable, debes asegurarte de que la compra quede por escrito y registrada. Por ejemplo:

• Orden de la compra
• Factura
• Contar con un recibo a mano

Esto te va a ayudar a tener un comprobante a la hora de hacer algún reclamo o viceversa. Es necesario llevar registros detallados de los movimientos financieros que ocurren dentro de la empresa; pues a partir de ahí se analiza la situación económica y financiera para tomar decisiones importantes en la misma.

Existen dos tipos de registros contables:

Registros obligatorios

Son los documentos que se deben tener de forma obligatoria en una empresa, porque lo exigen. Los cuales son:

• Un cuaderno diario, en el que se registran todas las operaciones diarias.
• Un cuaderno de inventario y balance, en el que se registra desde el inicio hasta el final de todo dentro de la empresa.

Registros no obligatorios

Como su nombre lo indica son los documentos que la ley no exige, es decir puedes tenerlos pero no son de importancia. Los cuales son:

• Registro de entrada y salida del dinero.
• Documento de ingreso de negocios y transacciones de gastos.
• Registro de los activos y pasivos dentro de la empresa.

Si deseas tener un proceso de compras exitoso, un registro contable organizado y bien detallado te ayudará con el éxito de ese proceso. Recuerda que sólo así podrás controlar la economía en tu empresa.

4. Observa el desempeño y la actividad estratégica

Efectivamente para mejorar la gestión de compras de tu empresa requieres de un proceso que necesita ser medido cada mes para observar su desempeño. Recuerda que todo en la vida se logra con constancia y dedicación, las cosas no van a ocurrir de un día a otro si no nos mantenemos constantes.

Es por eso que para mantenerte cercano a tu crecimiento empresarial deberás utilizar las unidades métricas de rendimiento Key Performance Indicators, mejor conocidas como KPIs. Las cuáles serán necesarias para evaluar el proceso de compras de tu empresa.

Existen algunos aspectos que no se puede medir, por lo tanto, no podrán mejorar. Pero algunas de las cosas que si se pueden medir son: tiempo de entrega del proveedor, ahorro total, gasto total, etc.

Sin embargo, debes saber cómo calcular las métricas anteriores, ya que existe un procedimiento específico que primero debe ser estudiado para proceder con el proceso de cálculo.

5. Usa la tecnología como un apoyo

Desde que la tecnología llegó a nuestras vidas, se ha vuelto indispensable para mejorar la gestión en compras.

Hablando de forma global debido al crecimiento de la tecnología digital, el proceso de compras no se beneficia de estas nuevas herramientas; al contrario, se han convertido en sus mejores socios para disminuir e industrializar cada uno de sus períodos.

Hoy en día tienes como apoyo realizar compras electrónicas para poder tomar mejores decisiones y, hacer de aquella algo confiable y seguro.

Incluso si lo consideraras una inversión ahora, la empresa te lo va agradecer en poco tiempo. Ya que puede mecanizar la gestión de compra e incluso mejorar los gastos.

Aplica estos consejos para alcanzar el éxito

Con estos consejos podrás tener una empresa exitosa. Sólo debes tomar nota de cada uno de los aspectos que te mencionamos anteriormente y el proceso de compras para tu industria cambiará totalmente, lo mejor de caso es que todos los cambios serán positivos.

Lo fundamental es concentrarte en lo que tu empresa necesita y tomarte tu tiempo para llevar a cabo cada una de las opciones anteriormente mencionadas. Por ejemplo, usar tecnología de apoyo, observar la actividad estratégica, estar atento al registro contable, planificar y presupuestar y llevar a cabo estrategias de abastecimiento.

Te invitamos a continuar la lectura con nuestro blog: 4 Consejos para mejorar la planeación de compras en tu negocio