Claves para optimizar el control de stock y mejorar la gestión

ERP365 septiembre 5, 2024 0 Comentarios

¿Sabías que el control de stock es una operativa que no puede faltar en ninguna organización? Así como lo estás leyendo. De entrada, te contamos que es un proceso fundamental en el correcto funcionamiento de toda organización. De hecho, es un paso clave a la hora de establecer un control en la existencia de tu mercancía almacenada. ¿Quieres ahondar en el concepto?

Pues bien, podemos definir el control de stock o también llamado control de inventario como una técnica que inspecciona, registra y coordina cada entrada y salida de la mercancía del almacén. Es este proceso el que hace posible llevar un balance entre los productos que ingresan y de los que han sido despachados, de esta forma podemos conocer la existencia real de cada artículo.

Importancia del control de stock en la eficiencia operativa

Si implantas un control de stock dentro de tu organización maximizarás la eficiencia operacional sin lugar a dudas. Y es que, a través de este proceso tendrás la información clara y precisa de todos los gastos o salidas. Así mismo, podrás anticiparte a la cantidad de productos que necesitarás tener almacenados para atender los pedidos de tus clientes.

El punto anterior es de suma importancia, ya que si conoces cuántos productos deben permanecer en inventario evitarás la mala distribución de tu capital, esto suele suceder al hacer gastos excesivos en mercancía que no necesitas en el momento. Aunado a ello, optimizarás el espacio físico de tu stock, y tendrás un panorama mucho más claro de tu negocio.

¿A qué nos referimos con esto último? Que gracias al control de stock podrás identificar cuáles artículos tienen mayor demanda y cuáles son menos adquiridos o buscados por tus clientes. Con esta información bien presente tienes la posibilidad reformular y corregir tus estrategias actuales de ventas, ofertas y promociones. 

Beneficios de un control de stock efectivo para las empresas

Si quieres conocer más sobre el control de stock para mejorar tu gestión empresarial, sigue leyendo. Ahora, te invitamos a conocer en detalle cada una de las bondades que conseguirás al implantarlo. ¡No te los puedes perder!

• Mantendrás tus inventarios al día. Si implantas un control de stock identificarás los productos con mayor rotación y los que tardan un poco más en salir. Basado en estos números tendrás la capacidad de invertir en aquella mercancía que tiene más movimiento sin caer en excesos.
  
• Cuidarás tus finanzas empresariales. Un sistema de control de stock pone en la balanza tu oferta y la demanda de tus clientes. Esto te ahorrará pérdidas en productos por almacenamiento excesivo o por caducidad, lo que se traduce en un correcto cuidado de tus costos.

• Irás un paso delante de tus competidores. Si conoces el detalle de la demanda de tus consumidores podrás hacer proyecciones reales, anticiparte y ofrecer promociones, planificarte para cada estación del año, convertirte en un estratega.

• Te brinda herramientas para dirigir tus operaciones. Con el control de stock estarás preparado para administrar tu capital humano y el espacio de tu almacén. Harás un manejo eficiente de tus recursos, lo que se traduce en mayor efectividad.

• Brindarás la mejor experiencia a tus consumidores. Tus clientes estarán felices al conocer la disponibilidad real de tus productos durante su proceso de compra.

Como hemos visto, el sistema de control de stock en almacén tiene un impacto innegable en la salud de todo negocio.

Errores comunes en el control de stock y cómo evitarlos

Ahora que sabes cuáles son las ventajas de implantar un control de stock te detallamos los errores más frecuentes en esta área. No te preocupes, que junto con el problema te brindaremos la forma de solucionar cada uno de ellos y salir airoso. ¿Te animas a conocerlas?

• No tener un sistema de control de inventario apropiado. Debes implantar un buen programa de control de stock que responda efectivamente a la naturaleza de tu negocio.

• Descuidar el seguimiento de la fecha de vencimiento. En tu sistema de control de stock puedes añadir etiquetas especificando la fecha de caducidad de cada producto.

• Personal no capacitado. Prepara constantemente al personal involucrado en el control de stock, y luego deja en claro el rol de cada uno, detallando sus responsabilidades.

• Fallas en la planificación de tu mercado. Ten en cuenta la estacionalidad histórica de tus productos, organízate y evita la compra excesiva o posibles desabastecimientos en épocas claves del año.

• Ausencia de un control de calidad adecuado. Debes hacer inspecciones regulares a tu mercancía, una buena forma es implantando un plan de muestreo.

• Falta de inventarios físicos regulares. Coordina programas de inventarios físicos cada cierto tiempo, de esta manera puedes corroborar tus registros digitales y detectar irregularidades que puedan estar afectando tu patrimonio.

Aunado a lo anterior, es imprescindible que cuentes con un plan de contingencia para responder a situaciones inesperadas. Así mismo, es recomendable usar sistemas de reposiciones eficientes. Éstas y otras funciones las incluyen los programas automatizados de control de stock.

Mejores prácticas para el monitoreo y la gestión de inventarios en tiempo real

En muchas organizaciones aún se utiliza como programa para el control de stock el Excel. A pesar de que esta herramienta brinda muchas funcionalidades el proceso de actualización de datos no es el mejor, ¿Sorprendido? Pues es así como te lo contamos, ya que en una hoja de cálculo éstas tareas son realizadas de forma manual.

Para agilizar estos procesos y evitar errores humanos hoy en día se cuentan con diversos programas informáticos. Dichos softwares automatizan todos los procesos implicados en un control de stock, tales como: registros de salidas y entradas, monitoreo de fechas de vencimiento, programas para el control de calidad, planes de contingencia, entre otros.

Una de las mayores ventajas de este tipo de tecnología es que te brinda información precisa y en constante actualización, así podrás ver tus inventarios en tiempo real.

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¡Echa mano de las múltiples ventajas que te ofrece el hecho de vivir en la era digital de nuestros días! Con la tecnología incorporada a los procesos de control de stock reducirás en gran medida la carga de tus funciones administrativas. Para aprender más sobre este tema tan vital en toda empresa te invitamos a leer otro de nuestros artículos: 8 tips para mejorar la rotación de inventarios en tu empresa.

No lo pienses más y decídete a tomar las riendas de tu negocio. Si no sabes cuál es el software que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio, o aún tienes muchas dudas en el tema, ¡no dudes en contactarnos! En ERP 365 contamos con un grupo de expertos en el área dispuestos a asesorarte en tu crecimiento empresarial.

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