Asignación de recursos: ¿cómo hacerlo de manera eficiente?

El éxito de todo proyecto radica en una eficiente asignación de recursos. Esto aplica a cualquier ámbito, pero es una ley cuando se trata de una empresa. ¿Has estado a cargo de un proyecto en tu compañía y no sabías por dónde empezar?

¿Tenías los recursos a tu disposición, pero aun así, no lograste alcanzar el objetivo buscado? ¿Te sigues preguntando qué pasó que no cumpliste con las metas que te habías propuesto?

Seguramente, la asignación de recursos es lo que falló. Te contaremos a continuación qué significa este concepto, en qué radica su importancia y cómo puedes lograr asignar recursos de manera eficiente en tu empresa.

 

 

¿En qué consiste la asignación de recursos?

 

La asignación de recursos es la correcta administración de estos para alcanzar los objetivos de un proyecto. Esto implica saber implementar, distribuir y programar el empleo eficiente de todos los elementos que son parte de una tarea.

 

Para poder hacerlo eficientemente tienes que saber reconocer cuáles son los recursos con los que cuentas. ¿Sabías que hay diversos tipos? Entre ellos podemos mencionar los siguientes:

 

• Financieros: son los principales, pues son los que proveen los humanos y los materiales.
• Humanos: son todas las personas involucradas y que son necesarias para completar el proyecto. Incluye a profesionales, empleados de diversas áreas y obreros.
• Materiales: en este grupo se incluye todo equipamiento imprescindible para la consecución del objetivo del proyecto. Desde software hasta bolígrafos están dentro de este grupo.

Cuando estás a cargo de un proyecto, la primera pregunta que debes hacerte es: “¿Cuento con los recursos necesarios para cumplimentar la tarea que se me asignó?”.

 

Para responderla, debes pensar detenidamente en el proyecto y su propósito. Tienes que verificar que cuentas con todo lo necesario para llevarlo a cabo. Si la respuesta es afirmativa, te contaremos cuáles son los factores clave a tener en cuenta.

 

 

Importancia de la asignación de recursos en tu compañía

 

La importancia de una eficiente asignación de recursos en un proyecto radica en lo siguiente:

 

•         Optimiza el cumplimiento de las tareas en los tiempos establecidos.
•         Permite alcanzar los objetivos planteados aun cuando se presenten obstáculos.
•         Optimiza los diversos procesos que se llevan adelante en una empresa.
•         Optimiza el uso del presupuesto asignado.

En resumen, la asignación de recursos en una empresa implica optimizar los procesos, los tiempos y la consecución de los propósitos a conseguir. Esto no se limita al proyecto. También es un beneficio que se refleja en todas las áreas de la compañía.

 

 

Asignación de recursos en una empresa: factores clave para hacerlo de manera eficiente

 

Ya tienes claro el fin y los elementos que vas a necesitar para alcanzarlo. Ahora, debes continuar con el análisis y revisión de algunos factores clave para lograr asignar recursos correctamente:

 

· Identifica las prioridades

 

Dentro de todo proyecto siempre hay prioridades que atender. Para poder identificarlas, tienes que tener un plan de trabajo. Ahora bien, tenemos que ser claros en este punto.

No es posible la asignación de recursos en una empresa si no tienes planificado todo el proyecto desde el comienzo. Esto no significa que tú te ates a un plan estático o fijo.

Es más que seguro que tendrás que ir ajustándolo a medida que avances en las tareas. Lo importante es que ese plan te permita identificar cuáles son tus prioridades. De esta forma, podrás abocar a ellas los diversos recursos con los que cuentas.

 

· Identifica los recursos humanos disponibles

 

Una vez que determinaste las prioridades, tienes que revisar con qué equipo humano cuentas. ¿Están todas las personas que necesitas disponibles? Si están cumpliendo con otras tareas, tienes que volver a ordenar las prioridades. Tú tienes que verificar sus tiempos para saber si puedes contar con ellos o no en el proyecto. Esto es clave para poder conseguir una correcta asignación de recursos.

 

· Controla los materiales con los que cuentas

 

Una vez que ya ordenaste el plan de trabajo, verifica que tienes todos los materiales necesarios para cada etapa. Esto te permitirá a tí no perder tiempo cuando ya estén todos trabajando en sus tareas.

Ahora bien, puede ocurrir que necesites materiales especiales, de uso poco frecuente. En este punto te recomendamos que revises el presupuesto del que dispones, ya que su adquisición puede estar fuera de él.

En ese caso, te sugerimos que busques alternativas más asequibles. Nuestro consejo es que siempre tengas a mano un “plan B”. Vale decir, una opción que te permita continuar con las tareas en caso de no poder tener esa herramienta por falta de presupuesto.

Una vez efectuado este análisis, debes revisarlo por última vez para verificar que todo lo necesario lo atendiste debidamente. Si no eres el único a cargo del proyecto y de la asignación de recursos, tienes que presentarle tu plan de trabajo a esa otra persona a cargo.

 

Otro factor clave en la asignación de recursos: el tiempo

Establecer un cronograma para la consecución de los objetivos es otro punto importante. El tiempo juega un papel fundamental y saber administrarlo también es parte de una correcta asignación de recursos.

Por otro lado, todos los involucrados deben conocer este cronograma de tiempos. También debe estar adaptado a la disponibilidad de los participantes en el proyecto.

 

 

 

Optimizando la asignación de recursos: estrategias efectivas

 

Ya hemos dejado en claro la importancia de una eficaz asignación de recursos. ¿Sabías que existen herramientas que pueden ayudarte a gestionar debidamente los diversos proyectos de tu empresa?

 

¡No queremos que te sientas solo en esta tarea que puede parecer compleja! Te presentamos los softwares de gestión empresarial. Son programas creados para ayudarte a cumplir con los proyectos que tiene tu compañía.

 

Te permiten asignar recursos eficazmente. Son conocidos como programas de planificación ERP. Están preparados para manejar toda la información de las diversas áreas de una compañía y optimizar sus procesos.

 

 

La asignación de recursos en su máximo nivel

 

Ya te mostramos todo lo que tienes que tener en cuenta para lograr una eficiente asignación de recursos y alcanzar tus metas. Te contamos sobre las diversas funcionalidades del software ERP y cómo puede transformar tu empresa.

Ahora bien, el objetivo final es que tu negocio gane y estas herramientas pueden ayudarte. ¡Contáctanos! En ERP 365 contamos con un equipo de expertos en este tema, listos para escucharte y darte un software a medida de tu compañía. También te puede interesar leer sobre ERP y sus múltiples usos.

 

 

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