Presupuesto financiero: ¿Qué es y como elaborarlo?

ERP365 septiembre 7, 2021 0 Comentarios

La gestión financiera de cualquier empresa se fundamenta en la optimización de sus recursos. Es decir, en conocer con qué se cuenta, en el presente y a futuro; cómo obtener y utilizar los recursos de la mejor manera para garantizar la mayor rentabilidad.

En este sentido, la función general de un presupuesto financiero es la de hacer un pronóstico lo más exacto posible de los ingresos y egresos, partiendo del capital disponible. Para lograrlo se toman en consideración otros aspectos, tales como las fluctuaciones en los ingresos, los gastos imprevistos, modificaciones de las políticas económicas, etc.

Presuponer con la mayor exactitud posible cómo fluirán los recursos financieros de la empresa es lo que permitirá planificar mejor su desarrollo. Esto a través de una gestión financiera eficiente. 

Las 3 variables del presupuesto financiero

El presupuesto financiero incluye 3 tipos de análisis: 

• El flujo de caja o presupuesto de efectivo. Muestra la proyección de entradas y egresos de dinero en efectivo, por un tiempo determinado. Este pronóstico permite tomar decisiones relativas a: financiamientos, necesidad de crédito o de refinanciamiento de deudas, inversiones.
• Presupuesto de gastos. Estima la porción del capital total de la empresa que egresará en un período determinado. Esto es en forma de: gastos variables (dependen de la producción), fijos (alquileres, servicios, nóminas), gastos financieros, entre otros.
• Balance presupuestado. Presenta una panorámica de los activos corrientes (bienes) y fijos (inventarios y cuentas por cobrar), los pasivos (deudas) y el capital total de la empresa. Esta “fotografía” de la situación financiera permite ajustar y actualizar el presupuesto.

¿Cuáles elementos hay que considerar para elaborar un presupuesto financiero?

El primer aspecto que se debe considerar para elaborar un presupuesto financiero es determinar las metas financieras de la empresa. Solo al fijar metas realistas se pueden establecer objetivos factibles. La meta general es garantizar la rentabilidad creciente de la empresa, pero la misma debe expresar expectativas racionales. 

Por supuesto, se debe tener claridad acerca de la situación financiera real y de la capacidad de cada una de las áreas que la conforman.

El punto de partida del presupuesto financiero de la empresa

Establecer metas financieras realistas es la única forma de elaborar un presupuesto verdaderamente útil, ajustado a la realidad de la empresa y del entorno. A su vez, la meta establecida se logra determinando objetivos factibles, específicos y medibles. 

Aunque cada empresa determina sus propios objetivos financieros, se puede decir que, en general, estos persiguen:

• Incrementar la rentabilidad.

• Garantizar la utilidad de los accionistas o inversionistas.

• Administrar eficientemente los costos.

• Aumentar y diversificar las fuentes de ingresos.
• Mantener un equilibrio entre los recursos, las inversiones y los endeudamientos, de tal forma de que no se vea negativamente afectada la rentabilidad.

Una buena gestión logra el equilibrio entre los objetivos y la realidad económica de la empresa. Y este se traduce en realizar un presupuesto de las finanzas ajustado a todas las variables y expectativas empresariales.

Pasos para realizar un presupuesto financiero

Entonces, para elaborar este tipo de presupuesto se analizan los siguientes aspectos:

1. Evaluar el flujo de efectivo. Para saber con qué capital se cuenta para cubrir costos operativos y si los recursos están disponibles cuando se les necesita; es decir, si la empresa tiene liquidez. Para ello se toman en cuenta todas las fuentes de efectivo: ganancias, inversiones y financiamiento.
2. Estimar ingresos. Este análisis es a la vez retrospectivo y prospectivo, ya que debe tomar en cuenta los resultados anteriores para pronosticar los del futuro. Se pueden hacer estimaciones en 3 niveles: pesimista, moderada y optimista. 
3. Estimar costos, fijos y variables. Unido a la estimación de ingresos, el análisis de los costos es el otro fiel de la balanza del flujo de efectivo. 
4. Hacer un análisis prospectivo de las posibles fluctuaciones en ingresos y egresos. Además de las estimaciones relativas a ingresos y costos o gastos, hay que tomar en consideración situaciones imprevistas. Por ejemplo: caída de ingresos en la producción, cambios en las políticas económicas, etc. 

El análisis de los aspectos mencionados proporciona la información necesaria para realizar el presupuesto financiero que, a su vez, es la base de la planificación estratégica. Prever permite planificar y anticiparse a los imprevistos.

Presupuestos por área operativa, revisiones y ajustes

En empresas medianas y grandes, es recomendable solicitar presupuestos por áreas operativas. Que cada área presente su presupuesto facilita la elaboración del modelo financiero general. Los responsables de cada área conocen mejor que nadie el rendimiento y los requerimientos de sus operaciones.

Dado que la gestión financiera siempre se enfrenta a cambios en varios ámbitos, es necesario establecer revisiones periódicas del presupuesto. Así como hacer los ajustes necesarios en caso de presentarse disparidad entre el desempeño de cada área y los recursos presupuestados.

Detectar discrepancias entre el desempeño real y el esperado y el uso previsto de los recursos permitirá tomar a tiempo acciones correctivas. 

¿Por qué realizar presupuesto financiero anual?

Para elaborar este modelo financiero hay que establecer el período que abarcarán sus previsiones. Lo más común es que se fijen períodos de un año. Es un lapso suficientemente largo para establecer objetivos a mediano plazo y, al mismo tiempo, permite efectuar ajustes oportunos.

Los presupuestos son anuales pero sus proyecciones se dividen en 12 meses, para así poder atajar a tiempo las posibles desviaciones y hacer los cambios necesarios. Esta forma de elaborar este material facilita la gestión de las finanzas, al dar tiempo para el análisis de los resultados parciales por mes.

Importancia de realizar un buen presupuesto de finanzas

En sí mismo, este tipo de presupuesto es un plan, expresado en cifras. Su buen diseño y correcta ejecución permiten lograr los objetivos trazados por la gerencia. Al igual que ocurre con los sistemas de planificación de otras áreas según el tamaño de la empresa.

Un presupuesto de finanzas bien estructurado cumple con lo siguiente:

• Orienta cada uno de los planes estratégicos de la empresa.
• Permite medir la eficiencia de las diversas áreas operativas.
• Facilita el uso más eficiente de los recursos.
• Permite anticiparse a situaciones financieras inesperadas.

Es fácil ver que el éxito de la gestión en materia de finanzas está estrechamente ligado a la elaboración de un buen presupuesto. Este instrumento es esencial para el control administrativo eficiente y para asegurar el logro de las metas y objetivos de la empresa.

Herramientas que facilitan la elaboración de presupuestos en materia financiera

Dada su importancia, la realización del presupuesto de las finanzas de la empresa requiere, entre otras cosas de: conocimiento de la empresa, claridad en la exposición de los objetivos; así como, coordinación entre las diversas áreas de responsabilidad, y revisiones constantes para ajustarlo a los resultados parciales.

Igualmente es útil contar con un ERP (software de planificación de recursos de la empresa), el cual facilita obtener toda la información necesaria para elaborar el presupuesto necesario.

En conclusión:

El presupuesto financiero es la expresión financiera del plan operativo de la empresa por un periodo de tiempo determinado, casi siempre es por un año. En esta proyección se incluyen a detalle los logros que se buscan obtener durante este período en cuanto a ventas, ingresos, utilidad neta pero también sobre los gastos que se harán para conseguirlo.

Por lo tanto, la elaboración de un presupuesto financiero se convierte en tarea obligada y de gran relevancia para el departamento financiero y directivo de la empresa, porque a final de cuentas solo las empresas que lo crean son capaces de caminar con paso seguro hacia el éxito.