ERP contable: 6 pasos para llevar una correcta administración financiera

ERP365 marzo 24, 2022 0 Comentarios

Se dice que una correcta administración financiera debe ir de la mano de un ERP Contable que gestione eficientemente los recursos. ¿Sabes por qué? Porque de la clave para el crecimiento de cualquier negocio es manejar de manera óptima tus cuentas.

Pero además, porque llevar los registros, libros, documentación archivística y todos los procesos contables es un deber legal de toda empresa. Por ello, es común que cuando las pymes y negocios en general comienzan a monetizar, los archivos de Excel se convierten en los grandes aliados.

Sin embargo, cuando a medida en que el negocio va creciendo, estos procesos empíricos dejan de ser efectivos. Si tu empresa está justo en este punto, es necesario que le des un vistazo a este post. Aquí te recomendamos algunos pasos que, con la ayuda de ERP Contable podrás mejorar tus procesos financieros.

ERP contable: Conoce sus beneficios

Un ERP contable hace referencia a un sistema ERP en la nube o un software que gestiona la planificación de recursos empresariales de un negocio. Y como antes te indicamos, este tipo de herramientas se convierten en un imprescindible cuando las técnicas manuales dejan de ser eficientes.

Tener este tipo de tecnología en tu empresa, te permitirá obtener los datos financieros y generar los informes automáticamente para la toma de decisiones. Entre los otros beneficios que podemos destacar, están:

• Interoperabilidad con sistemas de otros departamentos.
• Minimización de errores.
• Simplificación de los procesos.
• Facturación fácil y rápida.

Ahora que sabes qué ventajas le da a tu empresa tener un ERP contable, revisa los pasos que te ayudarán a administrar tus finanzas correctamente:

1. Planificar la estrategia financiera

La planificación de la gestión financiera es el proceso de más envergadura e importancia de una empresa. El diseño del plan en el ámbito financiero debe ser coherente, amplio y detallado, que aborde los siguientes aspectos:

• Diagnóstico inicial. El brief que se obtiene como resultado de la evaluación contempla: problemática de la gestión financiera, situación que propicia la inestabilidad económica. También se debe especificar la rentabilidad del negocio y si es posible la expansión y visión empresarial.
• Presupuesto. Establecer presupuestos y gastos generales y específicos de todos los procesos operativos. Este aspecto incluye, el gasto asignado al marketing offline u online.
• Objetivos. Otra de las características de un buen plan estratégico, son los objetivos. Se recomienda usar el método SMART para poder medir y controlar los resultados según los indicadores asignados.
• Proyecciones. También es necesario vislumbrar los resultados que se podrían obtener a mediano y largo plazo. Con ello, estarás consciente de de los riesgos económicos potenciales.

2. Proyectar los riesgos

Como antes mencionamos, una de las formas que te ayudarán a tener control absoluto de tu administración financiera, proyectando los riesgos. Para ello, recomendamos realizar análisis estratégicos internos y externos con matrices que sinteticen las debilidades y amenazas, con el objetivo de preservar el patrimonio.

Algunos de los métodos idóneos para vislumbrar posibles dificultades en torno a todos los procesos del negocio, son: análisis DOFA, Porter, Pestal, CAME, entre otros. Ahí identificarás si las amenazas se vinculan más con el poder adquisitivo, la inflación o por falta de estrategias de publicidad digital, etc.

3. Optimizar el flujo de caja

Otro paso que no puedes perder de vista es la optimización del flujo de caja. Recordemos que, de este proceso en concreto depende la liquidez del negocio y su capacidad para afrontar gastos operativos, impuestos y salarios. Pero como este es un proceso complejo, te recomendamos tener en cuenta estos 3 tips:

1. Sistematiza la facturación con sistemas ERP.
2. Realiza tus pagos los días correspondientes.
3. Revisa los precios de tus productos o servicios constantemente.

Gracias a estas y otras técnicas, tendrás acceso continuo y permanente a los datos actualizados; y con ello, precisar las decisiones para el cumplimiento de los objetivos de la empresa

.

4. Integrar toda la información financiera

Como la correcta administración financiera depende principalmente de la información, es vital que esta esté disponible de manera centralizada. Esto sólo es posible con un ERP contable. Sin duda, una valiosa solución interoperable que automatiza tanto datos como documentos de gran interés financiero.

Por otro lado, al almacenar la información histórica de tu empresa, tendrás la posibilidad de determinar los patrones financieros con los que podrás proyectar coherentemente. Así mismo, mantener la información en una sola base de datos, economiza los recursos: talento humano y tiempo.

5. Controlar el inventario

Al igual que el flujo de caja, revisar el inventario es otro proceso del que dependerá el patrimonio de tu empresa. Conocer cuánto vale de tu inventario de manera inmediata, también requerirá de la sistematización y automatización de procesos. Con esta estrategia podrás conocer en tiempo real:

• Existencia de tus productos.
• Valor de los productos.
• Patrones de demanda de los productos.
• La pérdida y robos de productos.

En resumen, con la contabilidad ERP podrás conocer cada movimiento de tus productos. Desde que su adquiridos por la empresa, hasta que su despacho, venta o entrega a terceros. 

6. Limitar los gastos

No podíamos dejar de lado establecer lineamientos para controlar los gastos. Una forma de hacerlo es priorizando y desechando aquellos que no son prescindibles para el funcionamiento operativo de tu empresa, ni que agreguen valor. Algunas acciones que son viables, sin que tu negocio debilite su eficiencia, son:

• Opta por el outsourcing o teletrabajo.
• Crea estrategias de marketing digital para ventas online.
• Renueva las herramientas tecnológicas.
• Sintetiza procesos.

Con el ahorro que generes luego de aplicar estas estrategias, podrás invertir; por ejemplo, en la actualización de tu personal o en el fortalecimiento de tu posicionamiento en la web, si has decidido sumergirte en el ecommerce.

Mejora el proceso administrativo de tu empresa

Al estar los procesos administrativos actualizados y optimizados, todas las funciones y tareas del resto de la empresa se ejecutan de manera más eficiente.  Y con ello, el cumplimiento efectivo de la: misión, visión, valores y objetivos. Otras formas de mejorar este departamento en tu empresa son:

1. Realizar auditorías de manera regular. Contrata auditores internos que establezcan lineamientos de control y aboguen por su cumplimiento.
2. Cuidar las relaciones comerciales. Procura que tus socios, proveedores y consumidores se fidelicen con tu marca.
3. Mantener una gestión fiscal óptima. Cumple con tus impuestos y demás factores fiscales, esto no sólo evitará problemas legales, sino que le dará credibilidad al negocio.
4. No mezclar tus presupuestos familiares con los de la empresa. Separa el capital de tu negocio de tus gastos personales.
5. Analizar las oportunidades crediticias. Cuida tus finanzas y opta por créditos bancarios, esto también aumentará la credibilidad en tu negocio.
6. Establecer indicadores medibles. Asigna indicadores de rendimiento medibles que funcionen como termómetros para evaluar la efectividad de tus estrategias y decisiones financieras.
7. Mantener actualizada la contabilidad. Aunque tengas un ERP contable, es necesario el monitoreo y carga de la información financiera, de esta forma aprobarás todas las auditorías internas y externas.

Si quieres fortalecer el departamento comercial de tu empresa con la mejora de procesos te recomendamos aplicar estos pasos, incluso si estás comenzando tu startup. Con estos pasos lograrás tomar mejores decisiones y adecuadas a las necesidades de tu negocio para el cumplimiento de sus objetivos.