Cuentas por pagar: Su importancia en la empresa

ERP365 abril 28, 2022 0 Comentarios

Para una empresa las cuentas por pagar se refieren a una deuda que tiene, bien sea a acreedores o también por algún servicio adquirido.

Aquí conoceremos todo lo que tiene que ver con las cuentas por pagar. En ello mencionaremos de qué trata, cuál es la importancia dentro de la empresa para que tus finanzas no sean afectadas y su correcto uso para lograr una eficiente administración.

¿De qué tratan las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son un dinero pendiente que tiene la empresa por medio de un servicio adquirido o por una mercancía solicitada a crédito para la producción. Luego se determina un tiempo límite para la cancelación de esa deuda en el tiempo acordado.

Algunos proveedores permiten que se realice este tipo de crédito para así obtener mejores relaciones financieras, siempre y cuando la persona que lo adquiere tenga las siguientes características:

• Sea responsable.
• Tenga compromiso con sus deudas.
• Mantenga puntualidad y honestidad en los procesos de amortización.

Cuando se generan compromisos de pago, la empresa está obligada a pagar, y una vez hecha la cancelación la misma se debe registrar en los libros contables.

Su importancia dentro de la empresa

Es importante realizar un seguimiento detallado de este tipo de obligación contable, ya que al tener el control de las deudas totales acumuladas se pueden obtener datos significativos en cuanto a la situación económica de una empresa, como el movimiento del flujo de caja u otros elementos de gastos generales.

Por otro lado, al no cumplir con las obligaciones de acuerdo a la fecha límite establecida, se podrían generar resultados negativos para la empresa. Estas obligaciones por pagar se deben cancelar puntualmente por las siguientes razones:

1. Evitan atrasos y sanciones. Las solvencias permiten que la empresa no se encuentre con multas debido a los atrasos de pago, esto según los términos y condiciones establecidos.
2. Generan transparencia con los acreedores. Los pagos a tiempo crean una estrecha relación con los acreedores y mantienen un buen flujo comercial de manera transparente.
3. Disminuyen el margen de error y aumentan el puntaje de crédito. Obtener una reputación crediticia impecable transmitirá confianza a los diferentes mercados.
4. Reducen el riesgo de estafa o fraude. Cancelar las cuentas por pagar a tiempo reduce la posibilidad de fraude, ya que no se permitirá la pérdida de dinero de forma innecesaria.

Además, al tener un control sobre esos compromisos la empresa evitará el pago de intereses moratorios excesivos producto de no cumplir con la obligación en el tiempo establecido.

Tipos de plazo de pago

Los tipos de tiempos establecidos de pago que existen dentro de las cuentas por cobrar son los siguientes:

Pago a corto plazo

Son aquellas cuentas que se pueden pagar a mitad de año o hasta menos. En ocasiones se suelen abonar ciertos anticipos a la deuda de manera mensual hasta llegar a cumplir el pago total. También se le puede denominar pasivo corriente.

Pago a largo plazo

Estas cuentas se pueden pagar en un tiempo más largo, es decir, posterior a un año o más. Si se establece un pago de este tipo, la empresa no tendría un mayor control. Aunque tenga ventajas, la empresa no puede tener un seguimiento más preciso de lo que debería. De hecho, a esta cuenta se le denomina pasiva no corriente.

Datos importantes en las cuentas por pagar

En las cuentas por pagar hay datos que son vitales para la empresa, estos son:

• Nombre de quién se le debe. Se coloca el nombre de la persona o empresa a pagar. Además, es importante reflejar qué es lo que se le debe, como por ejemplo bienes o servicios.
• Número de cuenta para el pago. Con ese número se le puede amortizar a quien se adeuda sin inconvenientes para la facturación.
• Cada factura posee un número de orden. Con este dato se puede verificar de manera ordenada las cifras registradas para luego llevarlas a la contabilidad.
• Especificar los gastos. Se pueden describir y especificar la naturaleza de la obligación o el tipo de gasto realizado.
• Lugar y fecha de la factura. Se puede indicar el lugar y la fecha donde se realizó el tipo de gasto.
• Los plazos del pago. Hay que tomar en cuenta la fecha límite que posee la cuenta por pagar para evitar retrasos o cargos. Dependiendo del plazo se podría realizar un rastreo.

Con la ayuda de los sistemas tecnológicos contables se puede visualizar la condición de la factura si ha sido cancelada o está pendiente.

¿Dónde se usan las cuentas por pagar?

Estas se pueden usar cuando conseguimos materia prima que se necesita para la empresa o cualquier insumo. Incluso, se puede usar este elemento en los pagos a empleados de la empresa.

Por otro lado, en ocasiones existen empresas que tienen negocios propios y otras deben cancelar el alquiler de un local. Estas últimas deben registrar el alquiler en las cuentas por pagar. Además, en ello deben ir incluidos los servicios fundamentales de toda empresa como el agua, luz, Internet, gas (en algunos casos), entre otros servicios extras.

¿Cómo se registran estas cuentas?

Al iniciarse una obligación se empieza a realizar un proceso de registro. Este registro se enumera en el libro mayor general de la empresa o compañía, en la sección de “pasivos corriente”.

El administrador comienza acreditar este compromiso en el momento en que se recibe una factura o en su efecto un pago por parte del acreedor, luego se debita cuando se cancela la deuda. Para tener un buen respaldo en el libro contable se debe mantener un seguimiento de auditoría adecuado.

Cuentas por pagar y el crecimiento de tu negocio

Para tener un excelente crecimiento financiero en tu empresa, llevando un buen proceso contable, debes:

1. Mantener una buena liquidez. Con ella podrás cubrir las cuentas pendientes sin inconvenientes dentro del periodo acordado.
2. Establecer una correcta planificación para los pagos. Es vital mantener un orden para los pagos y no generar problemas futuros.
3. Utilizar tecnología. Está grandiosa opción brindará a la empresa resultados favorables.

También existen indicadores financieros que pueden proporcionar datos importantes para ver con claridad tu flujo de efectivo, los días de ventas e incluso el índice de capital de trabajo. Con estas proyecciones se pueden tomar decisiones con respecto a las deudas que se van acumulando.

¿Cómo ayudan los indicadores financieros en el proceso?

Los indicadores financieros suministran un índice que refleja las veces que la empresa cumple con las obligaciones durante un periodo contable. Esto se denomina rotación de cuentas por pagar.

La misma nos permite tener conocimiento de la solvencia que tiene la empresa para poder pagar lo que se debe. Además, se puede visualizar si hay algún problema con la liquidez. Incluso, esta puede indicar si existe un buen manejo de las cuentas por pagar.

Para tener un buen manejo de las cuentas de la empresa, es importante utilizar un software contable que ayude en este tipo de procesos. En ERP365 tenemos las herramientas adecuadas según sea la necesidad del negocio o la empresa.

Recomendaciones para tener una buena gestión contable

Para tener una buena gestión de tus obligaciones debes trabajar con un sistema automatizado. Este brindará confianza a tus proveedores, y ayudará al crecimiento de tu negocio en poco tiempo.

Si quieres obtener más información valiosa sobre el proceso contable de tu empresa te invitamos a leer nuestro blog sobre las cuentas por cobrar, aquí desarrollaremos y ampliaremos más sobre este tema interesante.