Control de Proyectos: Conceptos, Estrategias y Mejores Prácticas

¿Sabes lo que significa para una empresa el control de proyectos? En una empresa el tiempo y el dinero son recursos invaluables que deben administrarse correctamente. Estas dos cosas son, en esencia, lo que mantiene flotando un negocio siempre y cuando se implementen estrategias acertadas.

 

En pocas palabras, lo mejor que puedes hacer por tu empresa es optimizar el dinero y el tiempo mediante procesos conocidos como control de proyectos. Podemos decir que la gestión de proyectos es la piedra angular de todo negocio, la clave para que puedan cumplir con todos sus objetivos.

 

En este artículo vamos a hablar sobre algunos conceptos básicos de estos controles y cuáles son las mejores estrategias y prácticas para implementarlos. De esta forma, podrás entender mejor su funcionamiento y cómo estiman correctamente el dinero y el tiempo en tus proyectos.

 

 

Control de proyectos vs. gestión de proyectos

 

Cuando hablamos de control de proyectos también se debe resaltar la gestión de proyectos. Muchos piensan que estas dos cosas son lo mismo y esta confusión puede hacer que surjan problemas al momento de trabajar en ambas. Aunque es normal que te confundas, pues sus funciones se superponen entre ellas.

Es cierto que ambos procesos pueden ayudarte a mantener tus objetivos por el camino correcto y dentro de tus capacidades. Sin embargo, la gestión de proyectos es mucho más amplia que el control de proyectos, al menos en cuanto a propósitos o finalidad. Para que lo entiendas mejor, vamos a definir ambas cosas.

 

¿Qué es control de proyectos?

 

El control de proyectos, también conocido como administración de proyectos, es un proceso que se implementa para analizar y estudiar los proyectos de una empresa. En otras palabras, sirve para hacer un seguimiento y control de cada una de las fases de un proyecto.

Podemos decir entonces que son aplicaciones de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para que un proyecto o plan pueda cumplirse. Cada control de proyecto es específico y debe anexarse a una parte del plan general para un monitoreo más exacto.

 

¿Qué es la gestión de proyectos?

 

La gestión de proyectos, por su parte, engloba completamente lo que son los controles de proyectos. En palabras simples, son procesos que se coordinan junto con los miembros del equipo empresarial y sus herramientas para garantizar que los objetivos sean cumplidos.

Si todavía no entiendes en qué se diferencian estos términos trata de ampliar el panorama. La gestión de proyectos mantiene todo por el buen camino apoyándose incluso en las personas involucradas. El control de proyectos es más específico; como mencionamos, es como un control de calidad para ahorrar tiempo y dinero.

 

 

Estrategias de comunicación efectiva en el control de proyectos

 

Habiendo aclarado los puntos anteriores, es momento de hablar sobre la importancia que tiene la comunicación para el seguimiento y control de proyectos. De hecho, siendo justos, debemos decir que la comunicación es el vehículo principal para el cumplimiento efectivo de cada proyecto.

 

Si entiendes lo anterior, también entenderás que una mala comunicación podría hacer que tu proyecto tenga muchos inconvenientes o que termine fracasando. Al menos un tercio del tiempo, la comunicación ineficaz es la causante de fracasos en diferentes proyectos, así que es esencial implementar buenas estrategias.

 

¿Cómo crear una buena estrategia de comunicación para el seguimiento y control de proyectos?

 

El factor común en todos los proyectos que han tenido éxito es una perfecta comunicación. Se debe mantener en todo momento el propósito del proyecto en su lugar, así como también por qué se hace y la importancia de cada paso. Para empezar, debes asegurarte de que todos entiendan su rol y lo que deben hacer.

 

Si tomas en cuenta la fecha límite podrás programar reuniones según sea conveniente, es decir, semanales, quincenales o incluso mensuales. Entonces, ¿qué debes tener en cuenta para crear una buena estrategia de comunicación? Tras reunirte con tu equipo debes:

•   Establecer cuáles son las expectativas del proyecto.
•   Organizar reuniones efectivas.
•   Tener a tu personal perfectamente capacitado.

Es importante tener un plan de comunicación de proyectos y para ello es necesario hablar sobre las expectativas que se tienen. Existen otros detalles que debes atender para sacarle el máximo provecho. Es por eso que también podría interesarte conocer los beneficios que trae el control de proyectos.

 

 

Consejos para el seguimiento y control de proyectos

 

Hay algunos consejos muy útiles que deberías seguir si quieres mantener un control de proyectos ordenado y exitoso en todo momento. De hecho, te recomendamos seguir cada uno de ellos para aumentar las probabilidades de éxito de tu plan.

 

•   Monitoriza en todo momento el avance de tu proyecto.
•   Controla cada uno de los cambios que se hagan.
•   Siempre ten en cuenta el cronograma y los costos.
•   Evalúa e informa a tu equipo sobre la salud del proyecto.
•   Siempre valida el alcance del proyecto.
•   Controla el alcance de tu proyecto.
•   Monitorea la calidad del proyecto.
•   Controla cada una de las nuevas adquisiciones.
•   Mantén en buenas condiciones la comunicación.
•   No te olvides de monitorear los riesgos.
•   Adapta las estrategias según la participación de los interesados.

Un control de proyectos siempre podrá darte información muy valiosa que, como gerente, te servirá para la toma de decisiones precisas y oportunas. Debes asegurarte de que todo esté bien encaminado y mantener un alcance realista desde que comienza el proyecto hasta su culminación.

 

 

 

Herramientas y software de control de proyectos recomendados

 

No es un secreto que la tecnología se ha convertido en una aliada digna para este tipo de trabajos. Tanto tú como tu equipo pueden llegar a organizarse a la perfección con un software que sirva para mantener un control total y ahorrar tiempo. ¿Sabes lo que son estas herramientas?

 

En palabras cortas, los softwares de control de proyectos son programas diseñados para mejorar los procesos internos de una organización. Por supuesto, estos engloban mucho más, pero por los momentos solo nos importa lo anterior mencionado.

 

Microsoft ha diseñado una herramienta para todas las pequeñas y medianas empresas. Business Central es una nueva solución que trae consigo un nuevo concepto en cuanto se trata de gestión empresarial. En pocas palabras, es un ERP que incluye un poco de todo para que puedas llevar un control preciso de tu negocio.

 

El control de proyectos y su gestión se hacen mucho más simples gracias a esta increíble herramienta. Por supuesto, también existen otras que pueden cumplir con este objetivo. Si quieres tener más información sobre estos softwares y probarlos, no dudes en contactar con nosotros, con gusto te ayudaremos.

 

 

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