Estrategias para mantener el control en el seguimiento de proyectos

El seguimiento de proyectos te ayudará a identificar y abordar los problemas que pudieran presentarse a lo largo del tiempo. Si quieres que tu proyecto tenga éxito, deberás realizar una planificación cuidadosa y supervisar cada una de sus etapas. El seguimiento de proyectos también, te permitirá monitorear el progreso del plan.

 

Además, el control y seguimiento de proyectos te garantizará el avance y la culminación de las tareas según lo previsto. A continuación, compartiremos contigo información clave sobre el tema: qué es, beneficios, etapas y buenas prácticas para asegurar su monitoreo.

 

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

 

El seguimiento de proyectos o project tracking, es un proceso mediante el cual se monitorea el desarrollo de un plan, teniendo como referencia el proyecto inicial. Es un conjunto de buenas prácticas y herramientas que tienen como propósito asistir a los directores de proyectos durante el proceso de supervisión del programa.

 

También, favorece la implementación de correctivos al momento de identificarse alguna desviación, para mantener encaminado al equipo. Si el seguimiento de proyectos se hace de la forma correcta el equipo podrá cumplir el cronograma dentro del tiempo estipulado.

 

De igual forma, el monitoreo y seguimiento de un proyecto permitirá a todos los involucrados estar actualizados con relación al estado actual del plan. El seguimiento de ejecución de proyectos asegura la adecuada administración de las tareas desde su concepción hasta su evaluación.

 

El seguimiento a proyectos te servirá para medir el desarrollo de las actividades en función de los planteamientos iniciales. Además, permitirá la corrección, la anticipación y la visualización de las desviaciones sobre la marcha. Si eres gerente de proyecto apóyate en las métricas para la toma de decisiones informadas.

 

 

Beneficios de utilizar herramientas de control y seguimiento de proyectos

 

Las herramientas de control y seguimiento de proyectos son aplicaciones y sistemas utilizados para planificar, coordinar, ejecutar y supervisar el desarrollo de un proyecto. Estos softwares de gestión del trabajo permiten a los directores de proyectos y a su equipo el control y el análisis del rendimiento de los mismos.

 

La implementación de herramientas de control y seguimiento de proyectos ofrecen múltiples beneficios a la gestión de los proyectos. Entre sus principales aportes tenemos:

 

📌 Optimizan la comunicación entre los integrantes del equipo.

📌 Incentivan el trabajo colaborativo.

📌 Promueven la productividad y la eficiencia.

📌 Facilitan la automatización de tareas repetitivas y la distribución de responsabilidades.

📌 Ofrecen una visión integral del proyecto, lo que ayuda a reducir los riesgos.

📌 Permiten un seguimiento cercano del progreso del proyecto.

📌 Garantizan el logro de los objetivos en el plazo estipulado y con el presupuesto previsto.

 

Aparte de lo ya mencionado, las herramientas de control y seguimiento de proyectos promueven el flujo integral de la información. Lo cual facilita el acceso de cualquiera de los miembros del equipo a datos que sean relevantes para su eficiente desempeño laboral. También, permiten dar respuesta inmediata a los imprevistos.

 

 

6 etapas clave para crear un plan de seguimiento de proyectos efectivo

 

Por lo general, el plan de seguimiento de proyectos consta de 6 etapas. A continuación, te hablaremos de ellas:

 

1.   Definición de los objetivos del proyecto. Para comenzar debes preguntarte: ¿qué aspiro conseguir con la ejecución de este proyecto? La respuesta te indicará el objetivo que persigues. De ello, van a depender la repartición de las tareas, el cálculo de los plazos y de los costos, entre otros.
2.   Estimación de la carga laboral. Será necesario que precises los lapsos de ejecución de las tareas. De igual manera, deberás determinar las prioridades, las debilidades y las fortalezas.
3.   Evaluación y afrontamiento de riesgos. Establece un marco de referencia que te permita detectar, examinar y priorizar los riesgos que pudieran presentarse. Herramientas como las matrices de probabilidad y el análisis de impacto te facilitarán el trabajo.
4.   Asignación de recursos. Determina los recursos humanos, materiales y financieros que necesitarás para la ejecución de tu proyecto.
5.   Elaboración del informe de seguimiento. Periódicamente deberás realizar un informe para verificar el desarrollo del proyecto. Dicho informe deberá reflejar aspectos como: tareas culminadas, actividades pendientes, responsables y relación de los entregables.
6.   Presentación del plan de seguimiento de proyectos. Una vez listo el documento, convoca a una reunión para darlo a conocer a las partes interesadas.

 

La reunión de seguimiento de proyectos, permitirá a los interesados verificar el cumplimiento de los objetivos y visualizar de manera grupal el progreso del plan.

 

 

Buenas prácticas para asegurar el monitoreo y seguimiento de un proyecto

 

El monitoreo y seguimiento de un proyecto es una función de control que permite hacer seguimiento, verificar e informar sobre el avance de un proyecto. Seguidamente, conocerás las buenas prácticas que deberás implementar en el monitoreo de proyectos:

 

✔️ Emplea las herramientas adecuadas. Apóyate en softwares para la automatización de la planificación como las soluciones ERPs. Estas herramientas te serán de gran ayuda en la previsión de eventos y en la toma de decisiones.  

 

✔️ Acuerda reuniones con los stakeholders. Establece un plan de comunicación que describa detalladamente los métodos de entrega de información a las partes. Dichas reuniones favorecerán la comprensión del progreso evidenciado y ayudarán a la identificación de los puntos ciegos.

 

✔️ Configura las métricas de evaluación. Para medir la eficiencia y el éxito del proyecto aplica métricas post-proyecto. Estas métricas deberán contemplar los siguientes aspectos: el cronograma, el presupuesto y la calidad de los entregables.

 

✔️ Rastrea las excepciones. Mantente atento a los posibles inconvenientes que pudieran presentarse y ten a mano un plan de contingencia. Ya que, aunque realices puntualmente el seguimiento, en cualquier momento puede surgir un imprevisto.

 

Recuerda ser flexible. Si necesitas realizar alguna modificación, hazla. Esta podría ser la diferencia entre el éxito o el fracaso.

 

 

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