4 consejos para un mejor manejo de proveedores

ERP365 noviembre 19, 2021 0 Comments

La buena gestión de proveedores es una de las claves fundamentales para garantizar una óptima interacción entre el stock y la calidad de servicios. Esto debido a que se trata de un elemento esencial para mantener los suministros necesarios para el funcionamiento de la empresa o negocio.

Y además, es la base para construir un servicio de variedad o calidad para con los clientes. Es por ello que hemos realizado esta guía con el propósito de compartir esos consejos importantes para una excelente gestión de los proveedores. Y así mantener un nivel de funcionamiento competitivo de la organización.

Gestión de proveedores: los 4 consejos más destacados

El manejo de proveedores es importante para mejorar las transacciones comerciales. Por ello se deben recurrir a los procesos más destacados para que el servicio que ofrezcas sea de calidad.

1.  Buscar y mantener varios proveedores

Uno de los primeros pasos para garantizar un buen manejo de proveedores, es contar con opciones de distribuidores. En este sentido, los mismos se deben seleccionar de una manera detallada. Esto se debe a que estos significan una fase inicial que definen la calidad de los servicios obtenidos y de lo ofrecido a los clientes.

Es por esto que al momento de escoger un proveedor se deben estudiar criterios como trayectoria y perfil profesional del distribuidor como empresa. Así mismo, se recomienda evaluar su posible importancia dentro de la dinámica de nuestra empresa. Al igual que su capacidad logística, infraestructura y la tecnología.

Por último, estos criterios de decisión y elección no solo deben basarse en términos de precios de los beneficios obtenidos. No obstante, es necesario tomar en cuenta el factor de rentabilidad que signifique la obtención de dichos servicios. Así como la calidad que brinda el proveedor a través de los mismos.

2.  Detallar los contratos

Otro de los aspectos de mucha relevancia para mantener un buen manejo de proveedores, es estudiar de manera detallada cada contrato. La importancia de este paso radica en las cláusulas que pueda incluir dicho compromiso. Es necesario evitar condiciones que puedan inferir de manera negativa al funcionamiento de la empresa o negocio.

Todos los acuerdos adquiridos deben estar sustentados bajo un marco legal. Además, más allá de valor que puedan significar otros aspectos en el proceso de negociación, es imperativo evaluar a detalle y buscar información acerca del proveedor en cuestión. Ya que el mismo debe encajar en los estándares de calidad.

Por otro lado, es totalmente necesario evitar los conflictos que suelen derivar por las condiciones de los contratos. Esto debido a que son situaciones que frecuentemente terminan en problemas legales extenuantes.

Impacto negativo en las organizaciones

Puede afectar de manera negativa la imagen de cualquiera de las organizaciones involucradas. Lo que puede complicar la gestión de proveedores relacionados con la empresa. Dichas situaciones se pueden evitar a través de una buena estrategia de seguimiento a los proveedores.

En otras palabras, se trata de asegurar el cumplimiento de factores como la calidad y la eficacia contratada desde un primer momento. Y esto se puede lograr a través de auditorías, solicitando certificación y cierta capacitación cada cierto periodo de tiempo.

3.  Mantener una comunicación eficiente con los proveedores

Uno de los valores esenciales para garantizar un buen manejo de proveedores es mantener un excelente nivel de comunicación. Al establecer una buena relación con cada distribuidor, en donde la interacción se base en la transparencia, ayudas a evitar inconvenientes.

Y de esta manera, desarrollas una dinámica de confianza y eficacia que pueda beneficiar al buen funcionamiento de ambas partes.

Puedes lograr que los proveedores aporten soluciones

De aplicar este principio de manera adecuada, pueden presentarse ocasiones en donde el proveedor aporte a solucionar algún problema que esté enfrentado tu empresa. Ya que este tipo de organizaciones suelen contar con gran experiencia que puede ser de mucha utilidad si se está dispuesto a compartir.

Se trata de un punto al que no sería posible llegar si no se dan a conocer dichas dificultades de una forma adecuada. Además, la comunicación, aparte de aportar a la buena gestión de proveedores, puede incentivar al crecimiento comercial entre ambas partes.

Por otro lado, es imperativo comunicar a tu proveedor en caso de que algún documento de contabilidad tenga errores. Ya que de esta manera, se podrán detectar elementos de la gestión comercial que no estén perfectamente desarrollados.

Igualmente, es necesario ser detallista con factores como el control de facturas. Esto debido a que a partir de las mismas se establecen procesos importantes como los deducibles. Por lo tanto, es de radical importancia que los documentos de facturación estén perfectamente efectuados.

4.  Implementa un sistema de gestión automatizado

Finalmente, para optimizar la gestión de proveedores, es muy recomendable centralizar la administración de información con la implementación de un ERP.

En este sentido, se aconseja adoptar una plataforma de administración, la cual también se puede conocer como Enterprise Resource Planning (o ERP). Cuyo propósito esencial es crear un catálogo donde se pueda integrar toda la información relacionada con los proveedores.

Aplicar esta herramienta puede significar adquirir muchas prestaciones a los procesos administrativos de la organización. Esto debido a que el mismo puede servir como un centro de datos para la gestión de proveedores. Ya que mediante el mismo se puede lograr el resto de los objetivos como la mejora de la comunicación.

Beneficios de un ERP

Dentro de los beneficios de implementar un ERP tenemos los siguientes:

• Es posible centralizar toda la información en un solo sistema.
• Aporta a la mejora de las relaciones con los proveedores.
• Incentiva al mejoramiento de la calidad de servicio en la organización.
• Fortalece aspectos de radical importancia como lo es la seguridad informática.
• Es posible evaluar todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa de manera instantánea.
• Optimiza todas las operaciones realizadas en el área administrativa.
• Permite las consultas en tiempo real.

A partir de estos beneficios se pueden cumplir otros aspectos ya mencionados como el seguimiento de las facturas. Así como de los procesos contables, de una manera fácil y rápida. Para que de esta forma, se logre cumplir ese factor tan importante como lo es la gestión de proveedores.

¿Por qué implementar Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Como ya lo hemos mencionado, contar con un ERP aporta de manera significativa al buen manejo de proveedores. Ya que a través de esta plataforma administrativa se pueden optimizar procesos y de este modo evitar errores y latencia en el procesamiento de información.

En este sentido, con la implementación de Dynamics 365 Business Central, por ejemplo, se obtiene un robusto sistema de ERP. Esto debido a que es posible lograr una toma de decisiones más inteligentes.

Igualmente, con esta herramienta puedes aumentar la productividad y descentralizar la administración, en términos de información de la empresa. Es por ello que te invitamos a conocer más sobre los beneficios que te puede ofrecer Dynamics 365 Business Central.