Pasos clave y desafíos en la recepción de mercancías para tu empresa

Ante todo, es importante aclarar un aspecto, y aquí debemos decir que la recepción de mercancías no debe ser un asunto complicado para ninguna empresa. Luego, lo definimos como el proceso donde la mercancía adquirida a un proveedor, es recibida para proceder a clasificarla, controlarla y ubicarla adecuadamente.

 

Esta recepción debe cumplir con determinadas fases o pasos, de manera que sea práctica, eficiente, que evite pérdidas y garantice un cliente satisfecho. Con ello en mente, puede decirse que es fundamental que el proceso de recepción de mercancías cumplia con los siguientes pasos:

 

• Preparativos:

Comienza en el momento en que se informa sobre la llegada de la mercancía, y los encargados del almacén deben preparar todo para su recepción. Deben revisar el pedido y garantizar el espacio y equipo de trabajo necesario.

 

• Descarga:

Al llegar la mercancía, se procede a descargar con los cuidados adecuados para  evitar daños, aplicando el sistema de registro y rastreo de cada artículo.

 

• Reconocimiento visual:

Cada artículo debe ser sometido a un reconocimiento visual para identificar daños o cualquier desviación en la cantidad y calidad de la mercancía recibida.

 

• Control y conteo:

Paso seguido debe controlarse que cada producto coincida con la orden de compra que se hizo, realizando un conteo para verificar la cantidad exacta recibida.

 

• Control de calidad:

Según el tipo de mercancía recibida, podría necesitar un control de calidad que garantice el cumplimiento de los estándares requeridos.

 

• Rotulado y registro:

Paso seguido, debe rotularse la mercancía con la información principal y proceder al respectivo registro en el sistema de inventario que maneja el almacén.

 

• Almacenamiento:

La mercancía se ubica en los lugares designados en el almacén, procurando seguir las normas de almacenamiento usadas por los supervisores.

 

• Actualización de registros:

Eventualmente deben actualizarse los registros de inventario que reflejen la recepción de mercancías recientes y mantengan un control preciso de las existencias en el almacén.

 

•  Notificación interna:

Debe procederse a informar a cada departamento sobre la disponibilidad de la mercancía y cualquier diferencia importante en la recepción.

 

• Solución de inconvenientes:

De hallarse diferencias o daños, deben notificarse a los proveedores e iniciar el proceso para solucionar de cualquier inconveniente, donde pudiera haber devoluciones o reclamos.

 

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Impacto de la recepción de mercancías en la cadena de suministro

 

La recepción de mercancías es el primer nivel a cubrir cuando una empresa se abastece, y es aquí donde se reciben los productos adquiridos. En este sentido, es normal que este nivel tenga un impacto directo en el desarrollo del resto de la cadena de suministro.

 

Si la recepción es realizada de una manera eficaz, hay garantías de una adecuada disponibilidad de inventario, permitiendo generar satisfacción y fidelización de los clientes. Por otra parte, una deficiente recepción puede afectar de manera negativa, causando pérdidas de tiempo y dinero, eventualidades en la producción y demoras en la distribución.

 

El impacto asociado a una deficiente recepción de mercancías puede ocasionar una serie de costos agregados, entre estos se destacan:

 

• Operativos:

Trabajar doble y dedicar tiempo a corregir errores, generan gastos agregados que afectan el margen de beneficio de cualquier empresa. 

 

• De almacenamiento:

Cuando la mercancía no se clasifica de manera adecuada o no se ubican en el lugar adecuado, tiende a generar costos extra de almacenamiento. 

 

• De transporte:

Si la recepción de mercancías no es coordinada con el transportista, podría generar otros costos de transporte así como reprogramación en las entregas.

 

Adicional a estos costos, una deficiente operación en la recepción de mercancías puede impactar de manera negativa la reputación de la empresa. Es ahí donde los clientes perciben incapacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos, generando la pérdida de confianza y fidelidad.

 

 

Desafíos en la recepción de mercancías y estrategias para superarlos

 

Gestionar los inventarios es un elemento primordial de cualquier operación minorista porque influye en todo el proceso de venta y distribución final del producto. La satisfacción del cliente y el desempeño financiero de los minoristas están íntimamente relacionados y eventualmente se enfrentan a desafíos que pueden afectar su capacidad.

 

Por ello es necesario mantener niveles óptimos de existencias, evitar cualquier desabastecimiento y garantizar una cadena de suministro que fluya sin inconvenientes. Exploremos entonces, los principales desafíos en la recepción de mercancías y las estrategias más efectivas para superarlos.

 

Inventario verdadero en tiempo real

 

Un gran desafío es la falta de un inventario en tiempo real que muestre los niveles verdaderos de existencias, porque se necesita conocer la disponibilidad. Sin una información concreta y actualizada, se corre el riesgo de incrementar los costos por cargos de envíos urgentes, así como deterioro y otros gastos.

 

Solución: la implementación de sistemas de tecnología avanzados

Para superar esto, pueden adoptarse sistemas tecnológicos de seguimiento avanzados que puedan ofrecer información en tiempo real sobre el estado del inventario. La tecnología RFID, los códigos de barras y un software adecuado, pueden reducir cualquier riesgo.

 

Procedimientos manuales y el error humano

 

Los procedimientos manuales son todo un desafío que agrega errores, pérdida de tiempo y entorpece la eficiencia, por eso no se recomienda el conteo manual.

 

Solución: Automatización

La automatización es esencial para reducir los errores de los procesos manuales, así que implementar un software que gestione el inventario, sería ideal. Las funciones de automatización, de escaneo de códigos de barras y tecnología de punta, reduce de manera importante el error humano, mejorando la precisión y eficiencia.

 

Variabilidad de la demanda

 

La demanda de los consumidores sufren cambios permanentes, dificultando el cumplimiento con precisión de cada pedido, y mantener demasiado stock puede generar obsolescencia. Mientras que niveles bajos darían como resultado pedidos incompletos o no cumplidos y una muy eventual pérdida de ventas.

 

Solución: Previsión de la demanda

Puede superarse esto, implementando herramientas avanzadas para prevenir la demanda, en los sistemas de gestión de inventario. Análisis de datos d existencias, movimientos del mercado y patrones estacionales, pueden permitir una predicción precisa de la demanda de los clientes, facilitando la toma de decisiones informadas.

 

Gestión de pedidos ineficiente

 

Una deficiente gestión de pedidos favorece una sobreventa, desabastecimiento y clientes insatisfechos, creando deficiencias en todo el proceso de cumplimiento de pedidos.

 

Solución: procesar los pedidos de manera automatizada

Nuevamente, la implementación de sistemas automatizados es vital para cualquier operación eficiente, porque un software de gestión de inventario automatiza las órdenes. Esto ayuda a integrar los datos de ventas y garantiza un procesamiento preciso de cada pedido, ayudando también a prevenir ventas excesivas.

 

 

Integración de la recepción de mercancías con sistemas de gestión ERP

 

Comencemos por definir qué es un sistema de gestión ERP, aclarando que es un software desarrollado para optimizar y administrar los procesos donde se emplee. Ahora bien, la tarea principal de un ERP en la recepción de mercancías, es automatizar los trabajos manuales para mejorar la productividad, eficacia, reduciendo errores humanos.

 

A estos sistemas se les conoce como SGA, sistema de gestión de almacenes, o WMS, Warehouse Management System, que pueden integrarse con un ERP. Cuando una empresa está creciendo, y no tiene un ERP, Enterprise Resource Planning, este trabajo es más complejo, porque el inventario y las transacciones crecen considerablemente.

 

Porque sabemos que al final, lograrás:

 

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