Consejos prácticos para el control de existencias en tu empresa

ERP365 julio 20, 2023 0 Comentarios

La gestión de productos e inventario se ha visto fuertemente apoyada por las nuevas tecnologías para control de existencias. Sin embargo, ¿Sabes cuáles son los últimos consejos que te ayudarán a controlar mejor esta área? 

Es evidente que la gestión de existencias ha ganado mucha importancia por lo necesaria que es organizar el inventario. Por eso, hoy conocerás una serie de tipos que te ayudarán a tomar mejores decisiones para este fin.

¿Qué es el control de existencias y por qué es importante?

Se entiende por control de existencias a aquellos procedimientos dirigidos a gestionar la ubicación y distribución de mercancías. Este proceso gana mucha importancia en el ámbito empresarial por los siguientes motivos: 

• Es muy relevante a la hora de establecer cuáles son los productos que tienen más salida y evitar que se agoten. Después de todo, puede ser problemático encontrarte ante un déficit de oferta para dicha mercancía.
• Controlar los inventarios ayuda a que las entregas se realicen dentro del lapso de tiempo requerido. Así, se evitan los retrasos que pueden derivar en el disgusto de los clientes.
• Al saber qué productos se requieren con mayor prioridad también se puede gestionar mejor la materia prima. Después de todo, ciertos materiales pueden deteriorarse si son almacenados por mucho tiempo.
• Destaca el hecho de que este tipo de procedimientos ayuda a evitar los fraudes con solicitudes innecesarias de productos. Se pide únicamente aquello que se requiere sin ningún tipo de exceso.

Por lo tanto, es evidente que el control de existencias tiene una gran importancia dentro de las organizaciones. En este sentido, es importante establecer las diferencias que ha desarrollado este proceso respecto a décadas pasadas.

Métodos tradicionales vs. Tecnología moderna en la gestión de existencias

Es evidente que el control de existencias en almacén ha cambiado mucho con el paso de los años. De allí que sea necesario hablar acerca de cómo eran antes este tipo de sistemas: 

• Se ha tenido como una constante en el pasado realizar un control de existencias anual, siendo el fin de año el momento idóneo 
• El mecanismo más antiguo para hacer un control de inventario involucra llevar por escrito cada producto para poder hacer un registro. 

Claro está que este método tradicional se caracterizaba por ser muy propenso a errores humanos. Además, era poco eficiente por el tiempo que tomaba hacer todo el procedimiento de forma manual. Esto hizo que con el paso de los años se desarrollaran métodos modernos: 

• Se ha vuelto más común hacer un control de existencias rotatorio en varios momentos del año
• Uno de los métodos más usados es el ABC en el cual se dividen los productos en tres categorías según su cantidad y valor relativo
• También ha destacado la estrategia PEPS el cual tiene como objetivo dar salida prioritaria a los primeros productos que ingresan a stock
• Por último, el método EOQ, el cual plantea la necesidad de buscar el equilibrio entre costos de producción y de mantenimiento
• Las tecnologías modernas han ayudado a disminuir los errores a la hora de contar las existencias

Por lo tanto, podemos ver como el control de existencias ha evolucionado de forma notable con el paso de los años. Aun así, todavía quedan muchos retos por superar y se esperan más cambios en este aspecto de cara al futuro.

Desafíos comunes en el control de existencias y cómo superarlos

A pesar de que se han desarrollado opciones para sistema de control de existencias muy interesantes, aun no es suficiente. Se siguen planteando obstáculos por parte de las empresas para los cuales hay que buscar soluciones: 

• Una de las grandes debilidades en las compañías es el espacio insuficiente para almacenar existencias, lo cual puede conllevar a pérdidas. Por eso uno de los desafíos es encontrar un sistema que logre identificar con precisión cuándo se deben realizar solicitudes de abastecimiento.

• También se hace necesario optimizar el espacio de anaqueles ocupado por los productos, ya que estos deben ser de interés para los clientes. Se buscan sistemas de gestión de existencias que ayuden a realizar un surtido mucho más eficiente.

• Es importante atender a las demandas de los clientes para contar con un inventario actualizado. Después de todo, quedarse con artículos obsoletos solo hará que las pérdidas se vean aumentadas.

• Aún hay quienes siguen usando métodos obsoletos como el conteo manual y este es uno de los mayores desafíos. Ayudar a que la mayor cantidad de negocios puedan acceder a las nuevas tecnologías para optimizar sus procesos de control de existencias.

En pocas palabras, aún hay mucho trabajo para poder satisfacer los puntos débiles de la gestión de existencias. Por suerte, aquí traemos algunos tips que te ayudarán a mejorar este proceso en tu organización.

6 consejos para mejorar el control de existencias en tu empresa

Es difícil mejorar la gestión de stock en una compañía sin la ayuda de una agencia especializada. Sin embargo, hay varias estrategias que puedes ejecutar para que este sea un proceso más eficiente y útil en la organización. Entre estas encontramos las que mencionaremos a continuación: 

1. Uno de los principales errores que estropean el control de existencias es el envío retardado. Por eso es que uno de los primeros tips es hacer todo lo posible para enviar a tiempo cada paquete. De esta manera, será mucho más sencillo mantener el orden del inventario.
2. Dividir la mercancía por categorías es de gran ayuda para saber cómo gestionar cada una. Especialmente para aquellas clases de artículos que requieren de una preparación previa.
3. Mantenerse atento al ciclo de pedido también es importante para saber si algo está fallando en este. Después de todo, tendrás que tomar decisiones en cuanto al control de existencias basado en los pasos que debe seguir un producto para llegar al cliente.
4. ¿Se han realizado muchas devoluciones? Estas también entorpecen la gestión de existencias y por eso es importante encontrar el origen de estas. ¿Hay algún problema con el embalaje o con la mercancía en sí?
5. Establece etapas de stock que te permitan saber cuándo será necesario pedir un reabastecimiento de los almacenes. Claro está, es importante que también mantenerse lejos del máximo abastecimiento, el cual genera muchos gastos en mantenimiento y pérdidas.
6. Elige un sistema de control de existencias que se adapte a tu organización. Por ejemplo, como el ABC que te permite conocer cuáles son los artículos con mayor demanda. También destaca el PMP, el cual se caracteriza por buscar conocer los pedidos futuros basado en el promedio de demanda.

Con estos consejos es seguro que tu organización verá potenciada su organización de stock. Esto es directamente proporcional a la disminución de las pérdidas y a un orden sostenido en el proceso. Claro está que también debes considerar usar las tecnologías adecuadas para este fin.

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