5 aspectos a considerar antes de comprar un ERP

ERP365 diciembre 15, 2021 0 Comentarios

Comprar un ERP no es tan fácil como parece. La razón principal para adquirir un ERP es asegurar que cada actividad de la empresa esté bien administrada. Por tanto, la automatización efectiva de estos procesos sólo puede lograrse con un buen software de planificación.

En este orden de ideas, surgen las siguientes inquietudes ¿qué debemos evaluar antes de comprarlo? ¿Sirve para todo tipo de empresas? Si deseas conocer más sigue leyendo y selecciona con éxito un ERP.

Pasos previos antes de comprar un ERP

Lo más importante al comprar un ERP es que este debe ajustarse a las necesidades de tu empresa. Conoce los pasos que debes dar antes de tomar esta importante decisión.

• Analiza tu proceso interno de gestión

En este tiempo aún existen empresas que llevan todos sus registros en hojas de papel escritas con tinta. Incluso, usan Excel para administrar todo lo que sucede en su negocio. Por ejemplo, facturaciones, cuentas por pagar, clientes y otros aspectos. 

Este es uno de los métodos más tradicionales. Pero estos tiempos son distintos, y la planificación de los recursos empresariales necesita velocidad, orden y automatización. Esta es la única forma de lograr rápido los objetivos. 

Es importante que analices tus procesos. Pregúntate lo siguiente:

• ¿Aún uso sistemas manuales y hojas de cálculo?
• ¿Esto hace más lento la toma de decisiones estratégicas?
• ¿Cuántos años tengo usando el mismo método tradicional?
• ¿El sistema de contabilidad de mí empresa es lento?
• ¿La información de mi empresa puede verse por Internet desde un móvil?
• ¿Todo tarda más de lo previsto por la falta de orden?

Es vital que hagas una evaluación profunda de todo lo que impide la administración correcta de los recursos de tu empresa. Sólo así podrás obtener el software ERP que necesitas.

• Define los requisitos a solicitar

Algo que debes conocer como empresa, antes de hablar con tu proveedor de ERP, son tus requisitos. Estos deben estar claros y cónsonos con las funciones que vas a solicitar del sistema administrativo integral que tendrás.

Pedir a un proveedor de ERP funciones que no se van a utilizar puede complicar el uso del software. Con el tiempo, el proveedor puede ir incorporando módulos que hagan el sistema más diverso y a la vez flexible.

Antes de comprar un ERP debes definir lo siguiente:

• Usabilidad. Todos en la empresa deben comprender el sistema. Este tiene que ser muy práctico y debe ir enlazado a las funciones laborales diarias.
• Tiempo. La implementación de una ERP requiere tiempo, el proveedor debe contar con el tiempo suficiente para implementar una solución.
• Capacitación. Habla con tu proveedor sobre cuántos en la empresa necesitarán capacitación. La formación siempre es el camino al éxito.

Mantener definidos tus requerimientos hará que tu proveedor de ERP identifique cuál es el sistema administrativo integral más adecuado para tu empresa.

Atiende las recomendaciones de expertos y colegas

Este paso es necesario antes de comprar tu ERP. Aunque en la web se puede conseguir cualquier sugerencia, es importante que busques información en páginas especializadas en sistemas de planificación de recursos empresariales.

Estas poseen atención en línea inmediata, allí podrás comunicarte con expertos en el tema. Es importante que no compres un ERP al primer proveedor que consigas, debes confirmar cuál es el que entiende tus necesidades. 

En algunos casos, podrías encontrar un proveedor que no tiene experiencia o que pertenece a otro sector. Esto traerá inconvenientes. Incluso, podrías buscar la experiencia de otros colegas que hayan implementado un ERP recientemente.

Aunque los requerimientos pueden variar, la visión casi siempre es la misma. Tu proveedor experto se convertirá en alguien con el que tendrás una relación a largo plazo, ya que te ofrecerá soporte continuo. Por ello es importante elegir bien.

Debes asegurarte de que tu proveedor sea alguien muy comprometido desde el inicio. Este debe tener una buena reputación y debe conocer las diferencias entre varios sistemas ERP. La forma usual y más confiable de encontrarlo es a través de recomendaciones.

Investiga con suficiente tiempo

Descubrir el ERP ideal para tu empresa es algo que lleva tiempo. Esto puede ser algo de días o incluso de algunas semanas. Por ello debes disponer de una buena cantidad de tiempo para indagar sobre el ERP que requieres.

Sin embargo, si buscas de forma directa la ayuda de un proveedor profesional, este tiempo puede reducirse. La razón principal es que contarás con asesoramiento personalizado para establecer un nivel adecuado de tus recursos.

En medio de la investigación puede presentarse que la decisión de compra esté basada sólo en el precio. Esto es un grave error. Cuando investigues ten presente que esta inversión es a largo plazo y es para que tu empresa esté mejor.

La relación de calidad y precio debe ser realista. Puede ser que por buscar un ERP económico tengas muchos más gastos a largo plazo. Las pérdidas generadas por la mala automatización de los procesos son muchos más grandes.

Toma el tiempo suficiente para hacer la mejor elección. Es fundamental que explores todas las opciones posibles. El papel que debe desempeñar tu empresa al implementar un ERP debe ser el mejor.

Mantén la confianza

Toda vez confirmados los pasos anteriores no hay nada que temer. Es vital que la empresa que busca comprar un ERP confié en su proveedor. Cada paso que este profesional dé estará enlazado con sus años de experiencia. 

Lo que debe hacer el comprador es ir analizando lo que el proveedor le va presentando. De esta forma se irán modificando algunos detalles, mientras se desarrolla el proceso de implementación.

A la vez es recomendable que los compradores tengan un respaldo escrito de los acuerdos de las negociaciones y una copia de la presentación de ventas. Así se podrá confirmar que todo lo dicho se está cumpliendo. 

Es importante que todos los que conforman tu empresa estén involucrados en la implementación. Es difícil que un ERP funcione correctamente si no hay implicación por parte de todos. La integración aumentará la confiabilidad.  

Durante la implementación de un sistema administrativo integral, el proveedor experto te guiará para que escojas las funciones que realmente necesitas. No te preocupes, mantén la confianza durante todo el proceso.

Otras sugerencias importantes

También es necesario que antes de comprar tu ERP tomes en cuenta las siguientes sugerencias.

• Comunicación. La conversación directa con un proveedor puede ofrecerte mucha más información. Toma 20 minutos de tu tiempo y realiza una llamada. Aquí sabrás si tu proveedor entiende cuál es tu situación.
• Solicita un demo. Es difícil comprar algo que no se haya visto. El proveedor profesional contará con una demostración de lo que puede ofrecerte. Esto te dará un horizonte más claro de lo que estás buscando. 
• Realiza comparaciones. Debes hacer una comparación de todas las propuestas que se te presenten. Aquí podrás evaluar las soluciones que aportarán y cuál promete el mejor servicio.
• Toma la decisión. Luego de haber evaluado cada punto es importante que decidas, pero siempre buscando una solución a los problemas. Este es el principal objetivo. Decide y compra un ERP que haga progresar a tu empresa.

Rentabilidad, inteligencia y eficiencia

Con un ERP adecuado tu empresa será más eficiente, rentable e inteligente. Al automatizar todos tus procesos estarás generando un excelente impacto financiero a largo plazo. 

La solución correcta es importante para el futuro de tu negocio. ¿Aún no decides qué hacer? No te preocupes. En ERP365 estamos para apoyarte en todo tu proceso. ¡Contáctanos! Aclararemos todas tus dudas.